Какие кадровые документы должны быть на предприятии в обязательном порядке?
(Д. Жорокпаева, специалист по вопросам труда и заработной платы, 5 апреля 2024 г.)
Какие кадровые документы на сотрудников в обязательном порядке нужны на предприятии?
В данном случае следует руководствоваться следующими НПА:
Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях утверждены постановлением Правительства РК от 25 августа 2023 года № 236;
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения утвержден приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263.
Ненормативные правовые акты (приказы и распоряжения) руководителя организации по личному составу (командировках, отпусках, поощрении, повышении квалификации, наложении и снятии дисциплинарных взысканий за исключением дисциплинарных взысканий, дискредитирующих государственную службу), хранятся 5 лет. Личные дела хранятся 75 лет, а приказы на трудовой отпуск, командировки - 5 лет.
В личном деле рекомендуется хранить:
- личный листок по учету кадров;
- копия удостоверения личности, либо вида на жительство, либо удостоверение кандаса;
- копии документов об образовании, сертификатов;
- копия трудовой книжки;
- оригинал трудового договора;
- копии приказов по личному составу, касающиеся работника (прием на работу, переводы, увольнения, изменение условий труда, изменение личных данных);
- справки о состоянии здоровья - при необходимости;
- отдельно вести личную карточку Т-2 для военнообязанных и призывников.
Согласно статье 11 Трудового кодекса работодатель издает акты в пределах своей компетенции в соответствии с данным кодексом и иными нормативными правовыми актами РК, трудовым договором, соглашениями, коллективным договором.
Согласно статье 23 Трудового кодекса работодатель имеет право издавать в пределах своих полномочий акты работодателя.
Согласно статье 1 Трудового кодекса акты работодателя - приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем.
Согласно статье 63 Трудового кодекса правила трудового распорядка утверждаются работодателем. В правилах трудового распорядка устанавливаются рабочее время и время отдыха работников, условия обеспечения трудовой дисциплины, иные вопросы регулирования трудовых отношений.
Если организация заключает с работниками договора о не конкуренции, то перечень должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми может заключаться договор о не конкуренции, утверждается актом работодателя.
Порядок, условия и периодичность проведения аттестации работников определяются коллективным договором или актом работодателя. Следовательно, если нет указания об этом в коллективном договоре, то работодатель утверждает Положение об аттестации (Правила).