«СОГЛАСОВАН»
Министерство цифрового развития,
оборонной и аэрокосмической
промышленности Республики Казахстан
2020 г.
Утверждены
приказом Руководителя
Департамента по обеспечению
деятельности судов
при Верховном Суде
Республики Казахстан
(аппарата Верховного Суда
Республики Казахстан)
от 29 июля 2020 года № 18
Технические требования к электронному документу и Правила его обращения в автоматизированной информационной системе суда
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Технические требования к электронному документу и Правила его обращения в автоматизированной информационной системе суда (далее - Правила) разработаны в соответствии со статьей 133-2 Гражданского процессуального кодекса Республики Казахстан (далее - ГПК), Кодексом Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет (Налоговый кодекс)» (далее - Налоговый кодекс), Законом Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Законом Республики Казахстан «Об информатизации» и определяют требования к электронному документу, порядок его подачи регистрации и обращения в автоматизированной информационно-аналитической системе судебных органов Республики Казахстан (далее - АИАС СО).
2. Действие Правил не распространяется на электронные документы ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» и (или) содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.
3. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
1) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;
2) электронная копия документа - документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме;
3) электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;
4) электронный архив - совокупность архивных электронных документов;
5) QR-код ЭЦП - считываемая машиной оптическая метка, содержащая информацию об электронном документе, к которому она привязана, и о его подписании ЭЦП.
Глава 2. Требования к электронному документу
4. Электронный документ создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
Пункт 5 изложен в редакции приказа Руководителя Судебной администрации РК от 06.06.23 г. № 20 (введен в действие с 23 июня 2023 г.) (см. стар. ред.)
5. Допустимыми форматами прилагаемых к электронному документу копий документов являются:
1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат;
2) RTF, DOCX - текстовый формат;
3) XLS, XLSX - табличный формат.
6. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ. Размер каждого файла электронного документа не должен превышать 10 Мегабайт.
7. Используемый формат документа в электронном виде должен обеспечивать доступность и целостность текста согласно Закону Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
8. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Исключение составляет изображение Государственного герба, а также оттиски печатей и штампов.
9. Документы, созданные на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.
10. Электронный документ подписывается ЭЦП лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее или его представителем при наличии полномочий на подписание.
Не допускается представление в суд электронных документов, подписанных ЭЦП лица, которое не указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.
11. Электронная копия документа создается с помощью средств сканирования.
Сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200-300 точек на дюйм), обеспечивающем сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, а именно: графической подписи лица, печати и углового штампа бланка (при наличии). Сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, в случае необходимости для рассмотрения дела.
12. Файлы и данные, содержащиеся в электронном документе, должны быть доступными для работы, допустимы для копирования и печати, без содержания интерактивных и мультимедийных элементов, внедренных сценариев на языках программирования.
Глава 3. Подача электронного документа
Пункт 13 изложен в редакции приказа Руководителя Судебной администрации РК от 06.06.23 г. № 20 (введен в действие с 23 июня 2023 г.) (см. стар. ред.)
13. Подача электронных документов в суд с веб-портала «электронного правительства» обеспечивается соответствующей электронной услугой указанного веб-портала. После прохождения процедуры авторизации, заявитель посредством раздела «Правовая помощь» выбирает одну из электронных услуг сервиса «Судопроизводство»:
1) подача иска в суд;
2) подача заявления о выдаче судебного протокола в электронном виде;
3) подача электронного заявления-замечания на протокол судебного заседания.
14. После выбора вида услуги осуществляется переход на сервис «Судебный кабинет». Заявителю, не зарегистрированному в сервисе «Судебный кабинет», при переходе необходимо осуществить регистрацию.
15. Порядок подачи электронных документов посредством Единой системы электронного документооборота государственных органов, их регистрации, а также оповещения заявителей системы осуществляется в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.
16. Заявитель представляет в суд электронные документы посредством заполнения электронных форм, размещенных в сервисе «Судебный кабинет».
Для подачи электронных документов в суд необходимо зарегистрироваться в сервисе «Судебный кабинет». Авторизация в сервисе «Судебный кабинет» осуществляется с помощью ЭЦП или индивидуального идентификационного номера /бизнес-идентификационного номера и пароля.
17. Заявитель после прохождения процедуры авторизации посредством соответствующего раздела гражданского судопроизводства для направления электронного документа выбирает один из видов судебной инстанции:
1) производство в суде первой инстанции;
2) производство в суде апелляционной инстанции;
3) производство в суде кассационной инстанции.
18. Подаваемые в суд электронные документы оформляются в соответствии с требованиями главы 2 настоящих Правил.
Пункт 19 изложен в редакции приказа Руководителя Судебной администрации РК от 06.06.23 г. № 20 (введен в действие с 23 июня 2023 г.) (см. стар. ред.)
19. Заявитель заполняет электронную форму иска (заявления), жалобы, ходатайства, отзыва и других документов, соответствующих требованиям, установленным ГПК.
20. Для оплаты государственной пошлины посредством платежного шлюза «электронного правительства» заполняется поле «онлайн-платеж», затем документ, подтверждающий оплату государственной пошлины (электронный платеж в формате *pdf) в автоматическом режиме загружается и передается в АИАС СО.
В случае оплаты государственной пошлины через банки второго уровня посредством электронных терминалов, банкоматов и прочих электронных устройств, заявитель загружает сканированную версию платежного документа (платежные поручения, квитанции, чеки и другие) об оплате государственной пошлины путем проставления галочки «прикрепить квитанцию».
Для проверки электронной оплаты государственной пошлины посредством платежного шлюза «электронного правительства» в разделе «Проверка чека оплаты», где вводится уникальный код электронного чека и осуществляется его поиск. Результатом поиска отображается реквизиты электронного чека на экране.
21. Каждый электронный документ загружается в систему подачи электронных документов в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов указанных в приложении, подаваемых в суд.
22. После загрузки документы удостоверяются ЭЦП заявителя и в автоматическом режиме передаются в АИАС СО.
23. Подтверждением отправки электронного документа является формирование талона об отправке, в котором указываются дата и время отправки, уникальный номер, а также реквизиты отправителя и получателя.
Пункт 24 изложен в редакции приказа Руководителя Судебной администрации РК от 06.06.23 г. № 20 (введен в действие с 23 июня 2023 г.) (см. стар. ред.)
24. Статус регистрации и ход рассмотрения иска (заявления), жалобы, ходатайства, отзыва и других документов просматриваются во вкладке «Мои дела».
25. При необходимости заявитель может дополнительно направить необходимые документы, воспользовавшись функцией «Отправить дополнительные документы», и (или) произвести доплату государственной пошлины посредством функции «Отправить доплату государственной пошлины».
26. Для участия в суде представителей предусмотрена возможность формирования электронной доверенности с выбором полномочий, подписываемой ЭЦП доверителя. В случае необходимости, доверитель добавляет одного или нескольких поверенных лиц, устанавливает срок действия доверенности и вводит краткое содержание (фабулу) дела.
Для представления электронной доверенности от юридических лиц прикрепляется сканированная копия приказа о назначении руководителя и подписывается ЭЦП руководителя организации.
Подписанная доверителем электронная доверенность отображается в разделе «Доверенность» в личном кабинете поверенного лица с возможностью просмотра и скачивания.
Пункт 27 изложен в редакции приказа Руководителя Судебной администрации РК от 06.06.23 г. № 20 (введен в действие с 23 июня 2023 г.) (см. стар. ред.)
27. При подаче иска, апелляционных жалоб, ходатайств в электронном виде, подписанных ЭЦП, все документы, приложенные к ним, должны соответствовать требованиям, установленным ГПК.
28. Статусы о регистрации, отказе, рассмотрении электронного документа передаются заявителю в сервис «Судебный кабинет» либо на веб-портал «электронного правительства» в соответствии с выбором подачи электронного документа.
Глава 4. Проверка подлинности электронной цифровой подписи
29. При поступлении электронного документа системой автоматически проводится процедура проверки подлинности ЭЦП с использованием открытого ключа ЭЦП и средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки ЭЦП (средства электронной цифровой подписи), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия, осуществляющейся в соответствии с Правилами проверки подлинности электронной цифровой подписи, утвержденными приказом Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 9 декабря 2015 года № 1187.
30. В случае выявления несоответствия ЭЦП после проведения процедуры проверки ЭЦП с использованием средств ЭЦП, электронный документ считается неполученным, о чем заявителю электронного документа направляется уведомление с указанием причины неполучения документа.
31. При получении подтверждения (установления) подлинности ЭЦП с использованием средств ЭЦП после проведения процедуры проверки ЭЦП, электронный документ подлежит первичной обработке.
32. Регистрация электронного документа осуществляется при установлении принадлежности электронного документа отправителю и целостности содержания путем проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи и получения положительного результата проверки ЭЦП.
33. Электронный документ считается не доставленным в суд, если отправитель не получил уведомления о получении электронного документа.
Глава 5. Регистрация электронного документа
34. Документы, отправленные заявителем при поступлении в АИАС СО в автоматическом режиме, переносятся в регистрационную контрольную карточку входящего документа, о чем направляется уведомление заявителю.
Пункт 35 изложен в редакции приказа Руководителя Судебной администрации РК от 06.06.23 г. № 20 (введен в действие с 23 июня 2023 г.) (см. стар. ред.)
35. Регистрация и распределение электронных документов в АИАС СО осуществляется ответственными работниками территориальных подразделений Судебной администрации Республики Казахстан в течение рабочего дня в соответствии с общими требованиями ведения делопроизводства в судах.
36. Электронный документ, поступивший в суд после окончания рабочего дня посредством сервисов электронной подачи документов, регистрируется следующим рабочим днем.
37. Отклонение в регистрации производится по следующим основаниям:
1) при несоответствии подлинности ЭЦП;
2) документ не адресован данному суду;
3) документ направлен повторно и зарегистрирован ранее в информационной системе судебных органов;
4) не вложены документы и материалы, указанные в приложении;
5) вложенные документы являются нечитаемыми;
6) вложенный документ не соответствует его наименованию;
7) вложенный документ не соответствует выбранному разделу.
38. Проверка оплаты государственной пошлины осуществляется с применением интеграции информационных систем.
Глава 6. Обращение электронного документа в автоматизированной информационной системе суда
39. Входящий электронный документ считается поступившим после его регистрации в АИАС СО.
40. Документ в электронной форме считается отправленным с момента его передачи через сети коммуникаций.
41. Дата и время поступления документов в АИАС СО фиксируются автоматически и учитываются судом при рассмотрении вопроса о соблюдении срока для направления обращения в суд в соответствии с процессуальным законодательством.
Дата и время поступления в АИАС СО документов, поданных в суды, расположенных в часовой зоне, отличной от часовой зоны столицы Республики Казахстан, определяются по дате и времени этих судов.
Пункт 42 изложен в редакции приказа Руководителя Судебной администрации РК от 06.06.23 г. № 20 (введен в действие с 23 июня 2023 г.) (см. стар. ред.)
42. Судебный акт по делу, рассмотренному в электронном формате, составляется как в форме электронного документа, так и в бумажном формате. В остальных случаях, наряду с судебным актом в письменной форме, подписанном собственноручно судьей (судьями), оформляется электронный документ для вложения в АИАС СО, который подписывается ЭЦП судьи (судей).
43. Экземпляр судебного акта, изготовленный в форме электронного документа, и экземпляр судебного акта, изготовленный на бумажном носителе, имеют равную юридическую силу.
44. Экземпляр судебного акта на бумажном носителе приобщается к материалам судебного дела.
Экземпляр судебного акта в форме электронного документа хранится в АИАС СО.
45. В случае вынесения судьей резолютивной части решения, резолютивная часть, выполненная в электронном виде, в день оглашения вкладывается в АИАС СО и подписывается ЭЦП судьи.
46. Судебный акт вкладывается в АИАС СО в сроки, установленные процессуальным законодательством для его изготовления, с обязательным подписанием ЭЦП судьи (судей). После подписания судебного акта ЭЦП, доступ для корректировки автоматически блокируется.
47. Вложенный в АИАС СО судебный акт после подписания ЭЦП судьи (судей) отображается в сервисе «Судебный кабинет» и с момента отображения доступен для ознакомления и использования. Дата отображения судебного акта в сервисе «Судебный кабинет» является датой его получения сторонами и другими лицами, участвующими в деле, являющимися пользователями сервиса «Судебный кабинет».
48. Отметка о вступлении в законную силу судебного акта, изготовленного в электронной форме, проставляется путем повторного подписания ЭЦП судьи в АИАС СО и отображается на документе в виде QR-кода ЭЦП. Проставленная электронным способом отметка о вступлении в законную силу не требует подтверждения печатью суда.
49. В случае отсутствия судьи по уважительным причинам, отметка о вступлении в законную силу судебного акта проставляется ЭЦП председателя суда.
50. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел на бумажных носителях.
Глава 7. Направление исполнительных документов в электронной форме на исполнение
51. Судебные акты подлежат обращению к исполнению после их вступления в законную силу, кроме случаев немедленного исполнения.
52. Исполнительный документ выписывается в форме электронного исполнительного документа, который удостоверяется ЭЦП судьи и секретаря судебного заседания. При этом копия судебного акта либо выписка из него прилагается в форме электронного документа, удостоверенного ЭЦП судьи.
53. Электронный исполнительный документ направляется на исполнение посредством АИАС СО в государственную автоматизированную информационную систему органов исполнительного производства (далее - АИС ОИП).
54. Выбор адресата для направления исполнительного документа на исполнение производится путем определения категории в АИАС СО.
55. При выдаче исполнительного документа в бумажном формате, электронный исполнительный документ подписывается судьей и заверяется печатью суда.
56. После подписания ЭЦП судьи исполнительного документа, данные по взыскателю/должнику, номеру дела, Ф.И.О. судьи, наименованию суда, реквизитов учетного документа, судебный акт, подписанный ЭЦП судьи, исполнительный документ, подписанный ЭЦП судьи, направляются в АИС ОИП немедленно.
57. После направления электронного исполнительного документа на исполнение из АИС ОИП в АИАС СО возвращается номер и дата регистрации, статус «Зарегистрировано».
58. После принятия исполнительного документа в производство судебного исполнителя, в АИАС СО поступают статусы о принятых судебным исполнителем действиях по исполнению (отказано в возбуждении, возврат без исполнения, направлено по территории, на исполнении, приостановлено, окончено).
Глава 8. Передача электронных документов в электронный архив
59. Электронные документы хранятся в АИАС СО в формате, в котором они были созданы или вложены в информационную систему.
60. Электронные документы подлежат хранению в электронном архиве АИАС СО в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.
61. При хранении электронных документов в электронном архиве обеспечивается:
1) защита электронных документов от несанкционированного доступа и от искажений;
2) возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренным законодательством;
3) возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;
4) возможность предоставления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.
62. После вступления решения в законную силу, по истечении трех рабочих дней, секретарь судебного заседания передает материалы дела в электронном виде в архив со сформированной описью дела, подписанной ЭЦП судьи.
63. Порядок передачи документов в национальный архивный фонд на постоянное хранение в государственный архив осуществляется согласно Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575.