"Қазақстан Республикасының барлық ұйымдық-хұқықтық нысандағы
бірлестіктерінде (кәсіпорындарында), мекемелерінде және ұйымдарында
құжаттау мен құжаттамаларды басқарудың негізгі ережелерін
бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетінің
1992 жылғы 30 маусымдағы № 562 қаулысы
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 26.02.03 ж. № 204 қаулысына сәйкес осы қаулының күші жойылды
Құжаттау мен құжаттамаларды басқару процесiн жетiлдiру, басқару еңбегiнiң сапасын арттыру және Қазақстан Республикасының кәсiпорындарында, мекемелерi мен ұйымдарында құжаттармен жұмыс iстеуде бiрыңғай көзқарасты орнықтыру мақсатында Қазақстан Республикасының Министрлер Кабинетi қаулы етедi:
1. "Қазақстан Республикасының барлық ұйымдық-хұқықтық нысандағы бiрлестiктерiнде (кәсiпорындарында), мекемелерiнде және ұйымдарында құжаттау мен құжаттамаларды басқарудың Негiзгi ережелерi" бекітілсiн (қоса берiлiп отыр).
2. Министрлiктер, мемлекеттік комитеттер, ведомстволар, кәсiпорындар, мекемелер мен ұйымдар:
Негiзгi ережелердi енгізу жөнiнде шаралар қолдансын;
құжаттау мен құжаттарды сақтау мәселелерi бойынша қолданылып жүрген ведомстволық нұсқаулар мен басқа да нормативтiк-әдiстемелiк әзiрлемелердi 3 ай мерзiмде Негiзгi ережелерге сәйкес келтiрсiн;
ұйымдық-өкiмдiк құжаттамалардың бланкiлерiнiң нысандары, архив құжаттарымен істелетiн жұмыс мәселелерi бойынша оқу бағдарламалары, оқыту және біліктіліктi арттыру жоспарлары жөнiнде Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетінің жанындағы Бас архив басқармасымен және оның жергiлiктi органдарымен келісіп отырсын.
3. Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетінің жанындағы Бас архив басқармасы, облыс әкiмдерi архивтерi мен құжаттамаларының басқармалары министрлiктерге, мемлекеттік комитеттерге, ведомстволарға, кәсiпорындарға, мекемелерге, ұйымдарға Негiзгi ережелердi практикаға енгізуде әдiстемелiк көмек көрсетсiн, ол үшiн соларды зерделеу жөнiнен семинарлар, курстар, басқа да шаралар, соның iшiнде коммерциялық негiздегi шаралар өткізу практикасын қолдансын.
4. Қазақстан Республикасы Президентi мен Министрлер Кабинетi Аппаратының 1с Басқармасы "Қазақстан Республикасының барлық ұйымдық-хұқықтық нысандағы бiрлестiктерiнде (кәсiпорындарында), мекемелерiнде және ұйымдарында құжаттау мен құжаттамаларды басқарудың Негiзгi ережелерін" 15 мың дана мөлшерiнде басып шығаруды қамтамасыз етсін.
5. Қазақстан Республикасының Баспасөз және бұқаралық ақпарат министрлігі аталған ережелердiң негiзгі қағидаларын насихаттауды қамтамасыз етсiн.
6. Қазақ ССР Министрлер Кеңесiнiң "Қазақ ССР-iнiң мекемелерiнде, ұйымдары мен кәсiпорындарында iс жүргiзудi тәртiпке келтiру туралы" 1969 жылғы 28 қазандағы № 660 қаулысының (Қазақ ССР ҚЖ, 1969 ж., № 22, 117-ст.) күшi жойылған деп танылсын.
Қазақстан Республикасының
Премьер-Министрі
Қазақстан Республикасы
Министрлер Кабинетінің
1992 жылғы 30 маусымдағы
№ 562 қаулысымен
Бекітілген
Қазақстан Республикасының барлық ұйымдық-хұқықтық
нысандарындағы бірлестіктерінде (кәсіпорындарында), мекемелері
мен ұйымдарында құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың
негізгі ережелері
1. Жалпы ережелер
1.1. Құжаттау* және құжаттаманы басқарудың** негiзгi ережелерi кез келген ұйымдық-хұқылық нысандағы барлық бiрлестiктер, кәсiпорындар, мекемелер мен ұйымдар*** үшiн ресми құжаттарды жасау және олармен жұмыс iстеудi ұйымдастыру, оның iшiнде есептеу техникасы мен репрография құралдары жасайтын құжаттар үшiн мiндеттi болатын ортақ талаптарды белгiлейдi.
Құжаттау - ұйымдардың жұмыс iстеуi үшiн қажеттi құжаттар кешенiн жасау процесi.
Құжаттаманы басқару - құжаттардың есебiн жүргiзу, қозғалысы және сақталуы, олардағы ақпаратты iздестiру мен пайдалануды қамтамасыз ету жөніндегi жұмысты ұйымдастыру.
Бұдан әрі "ұйымдар" деп аталады.
1.2. Ережелер құжаттау мен құжаттаманы басқару процесiн жетiлдiрудi, құжаттардың құрамы мен нысандарын бiр iзге келтiру, олардың сапасын арттыру жолымен осылар жөніндегі ақпаратпен қамтамасыз етудi, еңбектi ұтымды ұйымдастыру және ең жаңа техникалық құралдарды енгізу негiзiнде құжаттаманы басқару қызметтерiнiң жұмысын жеделдетудi көздейдi.
1.3. Ережелер құжаттау мен құжаттаманы басқарудың жалпы принциптерiн айқындайды. Ұйымдар осы ережелердi қолдана алады немесе олардың негiзiнде Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетi жанындағы Бас архив басқармасымен және оның жергiлiктi жерлердегi органдарымен келiсе отырып өз жұмысының ерекшелiктерiн бейнелейтiн ведомстволық нұсқауларды жасап, бекiте алады.
1.4. Құжаттау мен құжаттаманы басқарудың жай-күйi үшiн жауапкершiлiк ұйымның басшысына, ал құрылымдық бөлiмшелерде солардың басшыларына жүктеледi.
1.5. Құжаттау мен құжаттаманы басқару процестерiне басшылық пен бақылау жасауды, оларды одан әрi жетiлдiрудi құжаттаманы басқарудың арнаулы қызметi жүзеге асырады. Бұл қызмет әрбiр ұйымда құрылады және типтiк ереже (1-қосымша) негiзiнде талдап жасалған ережеге сәйкес жұмыс iстейдi.
Штатында мұндай қызмет көзделмеген шағын ұйымдарда және құрылымдық бөлiмшелерде құжаттаманы басқару үшiн тiкелей жауапкершiлiк лауазымды адамдардың бiрiне жүктелiп, осы жұмысты атқаратыны үшiн оған қосымша ақы белгiленедi.
1.6. Жаңадан қабылданған қызметкерлер құжаттау мен құжаттаманы басқаруға қойылатын талаптармен таныстырылуы тиiс.
1.7. Құжаттаманы басқару қызметiнiң басшысы немесе құжаттаманы басқаруға жауапты адам ауыстырылған жағдайда барлық iстер мен құжаттар актi бойынша олардың орнына тағайындалған қызметкерлерге (2-қосымша) табыс етiледi.
1.8. Құжаттау мен құжаттаманы басқару ережелерiн бұзғаны үшiн ұйымдардың басшылары, мамандары мен қызметшiлерi қолданылып жүрген заңдарға сәйкес жауапкершiлiкке тартылады.
1.9. Мемлекеттік архив қызметiнiң мекемелерi ережелердi енгізуде ұйымдарға тәсiлдемелiк көмек көрсетiп, құжаттау мен құжаттаманы басқару жөніндегі нормативтiк құжаттарды келiседi және осы салада бақылау жасайды.
2. Құжаттау
2.1. Құжаттардың құрамы. Бiр iзге келтірiлуi және
стандартталуы
2.1.1. Ұйымда жасалатын құжаттардың кешенi қызмет барысында шешiлетiн мәселелердiң ауқымына, құзырлық көлемi мен сипатына, мәселелердiң шешiлу ретiне (жеке дара басқару немесе алқалық басқару негiзiнде), басқа ұйымдармен өзара байланыстардың көлемi мен сипатына қарай айқындалады.
Мысалы, қолданылып жүрген заңдарға сәйкес басқару органдары төмендегiдей өкiм құжаттарын шығарады. Министрлер Кабинетi - қаулылар, Премьер-министр мен оның орынбасарлары - өкiмдер; министрлiктер - қаулылар, бұйрықтар, нұсқаулар; мемлекеттік комитеттер, комитеттер мен комиссиялар - қаулылар, нұсқаулар; кәсiпорындардың әкiмшiлiгi - бұйрықтар, қаулылар, нұсқаулар; кооперативтiк ұйымдар - шешiмдер; қоғамдық ұйымдар - қаулылар, өкiмдер.
Ұйым құзырының негiзгi мәселелерi бойынша нормативтiк немесе жеке актiлер қабылдау қажет болған барлық жағдайда шешiмдер, қаулылар және бұйрықтар шығарылады. Жедел мәселелер бойынша және қаулылардың, шешiмдердiң, бұйрықтардың орындалуын ұйымдастыру үшiн өкiмдер, нұсқаулар қабылданады.
Қаулылар, шешiмдер - алқалық басқару ұйымдары қабылдайтын хұқтық актiлер болып табылады. Бұйрықтар, өкiмдер, нұсқаулар - билiк сипаты бар және жеке дара басқару өкiлеттігі берiлген ресми лауазымды адамдар қабылдайтын хұқықтық актілер.
2.1.2. Нысаны жағынан бiрдей құжаттар (бұйрықтар, қаулылар және басқалары) шығаратын ұйымдардың бiрлескен өкiмдiк құжаттары тиiстi нысанда шығарылады (бұйрық, қаулы және басқалары).
Нысаны жағынан бiр-бiрiнен өзгеше құжаттар шығаруға өкілеттiгi бар ұйымдардың бiрлескен өкiмдiк құжаттары "бiрлескен шешiм" түрiнде шығарылады. Ал оның сол құжатты қабылдаған әрбiр ұйымның өкiмдiк құжаты болатын хұқы бар.
2.1.3. Жоғары тұрған органдардың құжаттарын немесе басқа ұйымдардың құжаттарын қарамағындағы ұйымдарға, құрылымдық бөлiмшелерге жеткізу құжаттың авторы белгiлеген нысанда жүзеге асырылады. Егер оның тәсiлi көрсетiлмеген болса, ұйым бұл мәселенi өзi дербес шешедi.
Алқалы органдардың хаттама шешiмдерi орындаушыларға сол органдар туралы ережемен белгiленген нысанда жеткiзiледi.
Өкiмдiк құжатты сол ұйымның өзiнiң немесе жоғары тұрған ұйымның өкiмдiк құжаты арқылы жоюға (өзгертуге) болады.
Өкiмдiк құжаттың күшiн тиiстi құзырлы органдар тоқтата алады.
Басқа ұйымдардың мүдделерiне қатысты құжаттардың жобалары олармен алдын ала келісілуге тиiс. Келiспеген жағдайда жобаға ескертпелер тiркеледi немесе келiспеудiң мәнi қосымша хатта көрсетiледi.
2.1.4. Мәселелердi талқылаудың барысы және алқалы органдардың мәжілістерiнде, кеңестерде, жиналыстарда, басқосуларда қабылданылатын шешiмдер хаттамаға жазылады.
Хаттамалар мәжілістердiң барысын жазу, стенограммалар, дыбыс жазбалары және мәжілістерге дайындалған материалдар (баяндамалардың, сөздердiң текстiлерi, анықтамалар, қаулылардың немесе шешiмдердiң жобалары, күн тәртібі шақырылғандардың тiзiмдерi, т. б.) негiзiнде хатталады.
Егер мәжілістiң барысы стенография арқылы жазылып отырса, онда стенограммалардың мәнi ашып берiледi. Ол машинкаға басылып, куәландыру қолы қойылғаннан кейiн хаттамамен бiрге сақталады. Ерекше жағдайларда сөз сөйлеушi сөзiнiң стенограммасына өзi қол қойып беруге тиiс. Егер мәжілістiң барысы магниттiк таспаға жазылатын болса, ол мемлекеттік архивтердiң кинофотоқұжаттарымен жұмыс iстеудiң негiзгi ережелерiне сәйкес сақталады. М., 1980.
2.1.5. Барлық деңгейдегi басқару ұйымдары өз құзырының шеңберiнде жоғары тұрған салалық және қызмет ұйымдарымен, қарамағындағы және басқа ұйымдармен, сондай-ақ жеке азаматтармен жедел байланыс жасаған кезде хаттар жолдай алады. Әдетте, ақпарат алысудың; ауызша түсiндiрудiң, нұсқаулар берудiң (тiкелей немесе телефон арқылы сөйлесу), тағы басқаларының құжатсыз тәсiлiн қолдану мүмкiн болмаса немесе ондай тәсiлдi қолдану қиын болса, хаттар жазу тәсiлi қолданылады.
Ақпаратты жедел беру қажет болған жағдайда жедел хаттар немесе телефонограммалар әзiрленедi.
2.1.6. Ұйымдар өз құзырлығын айқындайтын ережелердiң және басқа да актiлердiң негiзiнде басқа да құжаттар: жұмыс жоспарларын, есептер, прейскуранттар, стандарттар, жарғылар, ережелер, қағидалар және басқаларын шығарады. Олардың тiзбесi басқару құжаттамасының классификаторларында (3-қосымша) беріледі.
2.1.7. Ұйымдар қызметiн құжаттау ережелерiнiң бiрлiгi құжаттаманың бiр iзге түсiрiлген жүйесiн қолдану арқылы жүзеге асырылады.
6.10.1-88. Мемлекеттік стандарттың "Құжаттаманың бiр iзге түсiрiлген жүйелерi. Негiзгi ережелер" құжаттардың бiр iзге түсiрiлген 16 жүйесiн белгiлейдi. Олар: жоспарлық, есеп-статистикалық, бастапқы есеп, қаржы және бухгалтерлiк-есеп жүргiзу, ақшалай есеп айырысу, ұйымдық-өкiмдiк, баға белгiлеу жөніндегі, материалдық техникалық жабдықтау және өткізу жөніндегі, сауда жөніндегі, сыртқы сауда жөніндегі, құрылысқа арналған жобалау жөніндегі, өнертабыстар мен жаңалықтар ашу жөніндегі, әлеуметтiк қамсыздандыру жөніндегі, еңбек және әлеуметтiк мәселелер жөніндегі жедел жоспарлау және көлiк торабының жұмысын басқару жөніндегі, халықтың тұрмыс қажетiн өтеу жөніндегі жүйелер.
Бiр iзге келтiрiлген жүйелер өз тарапынан құжаттардың көмекшi жүйелерiне, түрлерiне, өзгеше түрлерiне бөлiнедi. Мысалы, ұйымдық-өкiмдік құжаттама жүйесiнде өкiмдiк құжаттарды (қаулылар, өкiмдер, шешiмдер, бұйрықтар); ұйымдық (жарғылар, ережелер, нұсқаулар) хаттамаларды;
ақпарат-анықтама құжаттарын (анықтамалар, баяндама хаттар, түсiнiк хаттары, актiлер, қызмет бабындағы хаттар, жолдама хаттар, шақыру хаттары, ақпарат хаттар, жарнамалық хаттар, қуаттаушы хаттар, еске салатын хаттар, кепiлдеме хаттар, инициативалық хаттар, жауап хаттар, жеделхаттар, шарттар және еңбек келісімдерiн) бөлiп көрсетуге болады.
Құжаттама жүйелерi мен құжаттар түрлерін таңдап алуды ұйым өз қызметiнiң ерекшелiгiне сәйкес жүргiзедi.
2.1.8. Қолданылатын құжаттардың нысандарын таңдап алумен олардың санын азайтуды жеңiлдету және оларды бiр iзге түсiру мақсатымен ұйымдар өздерiнiң қызметтерi мен мiндеттерiн жүзеге асыру үшiн қажеттi әрi жеткiлiктi болатын құжаттардың салалық табельдерiн (4-қосымша) жасайды. Табельге дәстүрлi құжаттар да, сондай-ақ есептеу техникасы құралдары жасайтын құжаттар да енгiзiледi. Табельдi жүргiзудi, оған өзгерістер енгізудi құжаттама басқармасының қызметi жүзеге асырады.
Табельде көрсетiлмеген құжаттарды әзiрлеуге тыйым салынады.
2.1.9. Егер салалық табель жоқ болса, құжаттарды бiр ізге келтiру жөніндегі талаптарды тiкелей орындаушыларға жеткізу қажет, ал олар құжаттардың хатталуы, оның мазмұнының баяндалуы мен стилi үшiн, басып шығаратын құрылғылар дайындайтын құжаттарға деген талаптардың орындалуы үшiн жауап бередi.
2.1.10. Құжаттардың заңды күшiн, олардың жедел әрi сапалы орындалуы мен іздестiрiлуiн, есептеу техникасы құралдарының көмегiмен өңделу мүмкiндiгiн, ықтимал тарихи куәландырушы ретінде құжаттардың сапасын қамтамасыз ететiн талаптар сақталуға тиiс, ал бұған құжаттарға стандарттарды қолдану арқылы (5-қосымша) қол жеткiзiледi.
2.2. Ресми құжаттарды* хаттау
Ресми құжат - ұйымның немесе лауазымды адамның жасап, тиiстi тәртіппен хатталған құжаты (лауазымды адам деп өкiмет өкiлiнiң қызметiн жүзеге асыратын немесе ұйымдық-өкiмдiк және әкiмшілiк-шаруашылық мiндеттердi орындаумен байланысты қызметтегi адамды айтады).
2.2.1. Құжаттардың мiндеттi реквизиттерi және оларды хаттау
2.2.1.1. Барлық жүйедегi құжаттардың мiндеттi реквизиттерi:
ұйымның - құжат авторының атауы, ұйымның - құжат авторының коды, құжаттың атауы (хаттардан басқаларының); тақырыбы; құжат нысанының коды; құжаттың мерзiмi; индексi; текстi; рұқсат белгiлерi; қойылған қол; құжаттың орындалғаны және оның iске жiберiлгенi туралы белгi болып табылады.
2.2.1.2. Құжат авторы - ұйымның атауы мен оның коды ұйым туралы ережеге (жарғыға) және тиiстi классификаторларға сәйкес көрсетiледi.
Егер құжат бланкiге ресiмделмеген болса, онда хаттарды ресiмдеу кезiнде ұйымның штампы соғылады, басқа құжаттарды ресiмдегенде ұйымның атауы машинкамен жазылады немесе құжатқа қол қойған басшының лауазымы атауында көрсетiледi.
2.2.1.3. Құжат түрiнiң аты (хаттама, бұйрық, анықтама, т. б.) бас әрiптермен басылады және ұйымның құзырына, құжатталатын қызметтiк әрекеттiң мазмұнына сай болуға тиiс.
2.2.1.4. Тақырып - құжаттың қысқаша баяндалған мазмұны - мейлiнше қысқа және текстiң мән-мағынасын дәл беруге тиiс. Мысалы: Е.Асқаровты оқуға жiберу туралы. Текстi 10 жолдан аспайтын құжаттың тақырыбын көрсетпеуге болады.
Тақырып грамматикалық тұрғыдан құжаттың атауына сәйкес келуге тиiс. Мысалы: бұйрық (не туралы?) кәсiпорынды құру туралы. Хаттама (ненiң хаттамасы?) ғылыми-әдiстемелiк кеңес мәжілiсiнiң.
Машинограммалар текстерiне арналған тақырыптар да дәл осындай ережелер бойынша хатталады. Құжаттардың реквизиттері мен текстерiнде сандық белгiлердi (мерзiмдердiң, тараулардың, бөлiмдердiң, бөлiмшелердiң, тармақтардың, графалардың нөмiрлерiн, кестелердегi, тiзiмдердегi, тiзбелердегi, реестрлердегi және тағы басқа да көрсеткiштердi) көрсету үшiн тек қана араб цифрлары қолданылады. Рим цифрлары мен әрiп белгiлерiн қолдануға тыйым салынады.
2.2.1.5. Құжаттағы мерзiмдер цифр тәсiлiмен ресiмделуге тиiс. Күндердiң элементтерi мынадай ретпен келтiрiледi: күнi, айы, жылы. Мысалы: 20.05.92 немесе 20.05.1992.
Алдымен жылын, одан кейiн айын және мерзiмiн көрсетуге рұқсат етiледi: 1992.05.20.
Қаржы сипатындағы мәлiметтерi бар құжаттардың текстерiнде мерзiмдердi көрсетудiң сөз-цифр тәсiлiн қолдануға рұқсат етiледi: 1992 жылғы мамырдың 20-сы.
Құжаттың мерзiмiн құжатқа қол қоятын немесе оны бекiтетiн адам жазады. Құжаттағы оның қозғалысы мен орындалуына байланысты барлық реквизиттердiң күнi көрсетіліп, қол қойылады.
2.2.1.6. Құжаттың индексi тiркелетiн құжаттар саны шегіндегі рет нөмiрiнен тұрады. Оны iздестiру мiндеттерi негiзiнде iстердiң, классификатордың, хат алысушының, орындаушының номенклатурасына қарай индекспен толықтыруға болады.
Бiрнеше ұйым бiрлесiп жасаған құжаттарда бiр мерзiм көрсетiледi (құжатқа қол қойылған ең соңғы мерзiм) және құжатты жасаған әрбiр ұйымның онда көрсеткен реттiк тiркеу нөмiрi жазылады. Мысалы: 465/162/298.
2.2.1.7. Құжаттың жобасын iшкi келiсу рұқсат белгi соғушының өз қолынан, қойылған қолдың мәнiн ашқан жазудан және рұқсат белгi қойылған мерзiмнен тұратын рұқсат белгi арқылы ресiмделедi. Қажет болған жағдайда рұқсат белгi соғушы адамның қызметi көрсетiледi.
Құжаттың жобасына ескертпелер мен толықтырулар бөлек парақта баяндалады. Ол жайында жобада тиiстi белгiлер соғылады.
Ұйымда қалатын құжат даналарына рұқсат белгiлер соғылады.
2.2.1.8. Қойылатын қолдың құрамына мыналар енедi: құжатқа қол қойған адамның қызметi (ұйымның атауы тақырып бөлiгiнде көрсетiлген-көрсетiлмегенiне қарай толық немесе қысқартылып берiледi), тiкелей өзiнiң қойған қолы және оның ажыратылуы.
Завод директоры қолы
Комиссия әзiрлеген құжаттарда комиссия құрамында міндеттердiң бөлiсiлуi көрсетiледi:
Комиссияның төрағасы қолы
Комиссияның мүшелерi қолдары
Алқалы органдардың шешiмдерiне (қаулыларына) төраға мен хатшы қол қояды. Егер алқалы органның мәжілісi болған күні оның төрағасы немесе хатшысы болмаса, онда тақырып бөлiгiнде және мәжіліс хаттамасына қол қойылатын тұста: "төрағалық еткен", "жазбасын жүргiзген" деп жазған жөн. Бұдан кейiн адамдардың аты-жөндерi мен тегiн толық көрсету керек. Алқалы орган басшысының жеке дара шығаратын жарлықтарына бiр ғана қол қойылады.
Құжатқа бiрнеше лауазымды адам қол қоятын кезде олардың қолдары атқаратын қызметтерiне сай ретпен бiрiнен соң бiрi орналастырылады:
Институт директоры қолы С. Ахметов
Бас бухгалтер қолы А. Наурызбаев
Қызмет дәрежелерi тең бiрнеше адам құжатқа қол қоятын кезде олардың қолдары бiр деңгейде орналастырылады:
Қазақстан Республикасы Қазақстан Республикасы
Көлiк министрінің Сауда министрінің
орынбасары орынбасары
Қолы аты-жөнi, тегi Қолы аты-жөнi, тегі
Ұйымдардың iстерiнде қалатын құжаттардың барлық даналарында, оның iшiнде қосымшаларында да лауазымды адамдардың түп нұсқа қолы және келiсу жайындағы рұқсат белгiлерi болуға тиiс.
Егер құжаттың жобасында қолы қойылады деп белгiленген лауазымды адам болмаған күнде онда құжатқа оның мiндетiн атқарушы адам немесе оның орынбасары қол қояды. Құжатқа қол қойған адамның нақты қызметi және оның тегi мiндеттi түрде көрсетiледi (түзетyлердi сиямен немесе машинкада жазy тәсiлiмен енгізуге болады. Мысалы: қойылуға әзiрленген қолдың алдынан - "мiндетiн атқарушы", "орынбасары" деп, қойылуға әзiрленген қолдың астынан - "бас инженер" деп және тағы басқаша). Құжатқа "үшiн" деген жұрнақпен қол қоюға немесе көрсетiлген қызмет атының алдынан қиғаш сызық тарту арқылы қол қоюға рұқсат етiлмейдi.
Құжаттардың мiндеттi түрде болуға тиiстi реквизиттерi (қызмет бабындағы хаттар, ақпарат-анықтама құжаттар, ұйымдық-өкiмдiк актiлердiң жобалары және тағы басқалары) қатарына орындаушы туралы белгiнi (құжаттардың авторы немесе құрастырушысы туралы) жатқызған жөн, оның құрамына орындаушының тегi (өзiнiң және әкесiнiң атын көрсетпестен), "қызмет бабындағы телефонының нөмiрi енедi, бұлар құжаттың беткi жағына жазылады немесе орын болмаған күнде құжаттың соңғы парағының сыртқы бетiне жазылады.
2.2.1.3. Құжаттың орындалғаны және оның iске жiберiлген туралы белгi мынадай деректерден тұруға тиiс: орындалуы туралы қысқаша анықтама (егер орындалғанын куәландыратын құжат болмаса); "iске" деген сөз, құжат сақталатын iстiң нөмiрi; мерзiмi, құрылымдық бөлiмше басшысының немесе тiкелей орындаушының қолдары.
2.2.2. Ұйымдық-өкімдiк құжаттарды хаттау
Ұйымдардың өкiмдiк және атқару қызметi процесiнде жасалатын құжаттама (ережелер, жарғылар, нұсқаулар, тәртiптемелер, штаттық кестелер, бұйрықтар, өкімдер, қаулылар, шешiмдер, хаттамалар, актiлер, қызмет бабындағы хаттар, баяндама хаттар, анықтамалар, шарттар, жеделхаттар, телефонограммалар, телетайпограммалар, өтiнiштер, мiнездемелер, өмірбаяндар, жеке кәртiшкелер және т. б.) ұйымдық-өкiмдiк құжаттама жүйесiне енедi.
Ұйымдық-өкiмдiк құжаттар жүйесiне енетiн құжаттарды ресiмдеу "ұйымдық-өкiмдiк құжаттама жүйесi, құжаттарды ресiмдеу жөніндегі талаптар" 6.38-90 мемлекеттік стандартына сай болуы керек. Ол құжаттар реквизиттерiнiң (элементтерiнiң) құрамын, орналасуы мен мазмұнын, құжаттардың бланкiлерiне қойылатын талаптарды, құжаттардың текстiне қойылатын кейбір талаптарды, машинкамен жазып ресiмделетiн құжаттарға қойылатын талаптар белгiленедi.
2.2.2.1. Бланкiлерге қойылатын талаптар
2.2.2.1.1. Бланкiлер 6.38-90 мемлекеттік стандарт талаптары бойынша көлемi А4 (297х210 мм) А5 (210)(148 мм) қағазда және 9327 мемлекеттік, стандарттың (6,7-қосымшалар) көрсетiлген талаптарына сай баспаханалық немесе басқаша тәсiлмен жасалады.
2.2.2.1.2. Бланкiлердiң 2 түрi: хаттарға арналған бланкi және құжаттардың басқа түрлерiне арналған (8,10-қосымшалар) жалпы бланкi белгiленедi. Құжаттардың нақты бiр түрлерi (бұйрықтар, хаттамалар және т. б.) бiр жылда 200-ден асатын мөлшерде жасалатын болса олардың бланкiлерiн жасауға рұқсат етiледi.
Мұндай бланкiлердi жасау кезiнде жалпы бланкi құжат түрiнiң атауымен (16-қосымша) толықтырылады.
2.2.2.1.3. Бланкiлердiң жиектерiнде:
сол жағынан - 30 мм,
жоғары жағынан - кемiнде 10 мм,
оң және төменгi жағынан - кемiнде 8 мм. ашық орын болуы қажет.
2.2.2.1.4. Бланкiнiң әртүрлi реквизиттердi бұрыштамалап немесе көлденең ұзыны бойына орналастыру негізінде жасалады. Тақырып бөлiгіндегі реквизиттер парақтың үстiңгi орталығында реквизиттің әрқайсысының басталатын және аяқталатын жері парақтың шеттерiнен тең қашықтықта болады) немесе бiр шетiнде реквизиттiң әрбiр жолы парақтың сол жақ шетiнен басталады) орналастырылады.
2.2.2.1.5. Мемлекеттік елтаңбаның бейнесi* реквизиттер бiр бұрышынан орналастырылған құжаттарда бланкiнiң жоғарғы жақ басында ұйымдардың атауы жазылған жолдардың ортасында, ал реквизиттер ұзын бағытта орналастырылған бланкiлерде парақтың, жоғарғы жағынан ашық жердегi орталықта орналастырылады. Бейненiң диаметрi 20 мм аспауы керек.
Мемлекеттік елтаңба бейнесiнiң орналасу, соның iшiнде бланкiлерде орналасу тәртібі, сондай-ақ елтаңба бейнесiн пайдалану хұқы берiлген ұйымдар арнайы хұқтық актiлер арқылы белгiленедi.
2.2.2.1.6. Ұйымның, жоғары тұрған органдардың, сондай-ақ құрылымдық бөлiмшелердiң атаулары (толық, қысқартылып немесе аббревиатура түрiнде жазылған) тиiстi хұқылық актілерде белгiленген атауларға сәйкес болуға тиiс.
Құрылымдық бөлiмшенiң атауын баспаханалық әдiспен де, машинаға басу әдiсiмен де жазуға рұқсат етiледi.
2.2.2.1.7. Ұйымның эмблемасы ретiнде белгiленген ретпен тiркелген тауарлық белгi (қызмет көрсету белгiсi) пайдаланылуға тиіс.
2.2.2.1.8. Хаттардың бланкiлерiнде мына реквизиттер көрсетiледi: "Байланыс кәсiпорнының индексi, почталық және телеграфтiк мекенжайы, телефон нөмiрi, телетайп нөмiрi, телефакс нөмiрi, банкідегi есеп айырысу шотының нөмiрi", "мерзiмi", "индекс", "келiп түскен құжаттың индексi мен күніне жасалған сiлтеме", қолхаттың коды", "ұйымның коды".
2.2 2.1.9. Жалпы бланкiлерде мына реквизиттер көрсетiледi:
"мерзiмi", "индекс", "жасалған немесе басып шығарылған жерi", "ұйымның коды".
2.2.2.1.10. Бланкiнiң ашық жиектерi мен жекелеген реквизиттерiне жасалатын шектеу белгiлерi бланкiге бұрыштамалар немесе басқа да белгiлер түрiнде енгiзiледi. Бланкiлерде оларды тiгуге арналған тесiктер жасауға және бүктеуге арналған орынын белгiлеуге рұқсат етiледi.
2.2.2.1.11. Бланкiнiң реквизиттерi: министрлiктiң немесе ведомствоның атауы, ұйымның атауы, почта және телеграфтың мекен-жайы, құжат түрiнiң атауы, оның жасалған немесе басып шығарылған орыны екi тiлде берiлуге тиiс. Реквизиттер парақтың ұзына бойына орналастырылған болса олар сол жағынан мемлекеттік тiлде, оң жағынан ұлтаралық қатынас тілінде, ал реквизиттер бұрышталған түрiнде орналастырылған болса, жоғарғы түсті мемлекеттік тiлде, төменгi жағында ұлтаралық қатынас тілінде жазылады.