Қазақстан Республикасында нотариаттық іс қағаздарын
жүргізу жөніндегі Нұсқаулықты бекіту туралы Қазақстан
Республикасы Әділет министрінің 1998 ж. 16 шілдедегі
N 83 бұйрығы
(ҚР Әділет министрінің 30.12.99 ж.
N 732 бұйрығымен енгізілген өзгерістермен)
Осы редакция ҚР Әділет министрінің 2004 жылғы 4 қарашадағы N 325 бұйрығымен енгізілген өзгерістеріне дейін қолданылды
Қазақстан Республикасының 1997 жылғы 14 шілдедегі "Нотариат туралы" Заңының 32-бабына сәйкес бұйырамын:
1. Қазақстан Республикасында нотариаттық іс қағаздарын жүргізу жөніндегі Нұсқаулық бекітілсін.
2. Аумактық әділет органдарының бастықтары:
- Нұсқаулықты барлық нотариустардың оқып-үйренуін ұйымдастырсын және оның іс қағаздарын жүргізу жөніндегі практикалық қызметте дұрыс қолданылуын қамтамасыз етсін.
- 1998 жылдың 1 қыркүйегіне дейін кітаптарды, журналдарды, бланкілер мен тіркеу мөртабандарын осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес келтірсін және олармен барлық мемлекеттік нотариат кеңселерін қамтамасыз етсін.
3. Осы Нұсқаулықтың күшіне енуіне байланысты Қазақ ССР Әділет министрінің 1976 жылғы 3 наурыздағы N 3 бұйрығымен бекітілген "Мемлекеттік нотариат кеңселерінде іс қағаздарын жүргізу туралы" Нұсқаулықтың күші жойылды деп есептелсін.
4. "Жекеше нотариус мөрінің уақытша ережесін және нобайын бекіту туралы" 1998 жылғы 25 мамырдағы N 61 Бұйрықтың 2-тармағының күші жойылды деп танылсын.
5. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Заң қызметтерін ұйымдастыру департаментіне жүктелсін.
Қазақстан Республикасында нотариаттық іс
қағаздарын жүргізу жөніндегі
Нұсқаулық
I. ЖАЛПЫ ЕРЕЖЕЛЕР
1. Нотариаттық iс қағаздарын жүргiзу жөнiндегi осы Нұсқаулық (бұдан әрi - Нұсқаулық) 6.38-72 Мемлекеттiк Стандарттың ұйымдастыру-әкiмшiлiк құжаттарына қойылатын негiзгi ережелерi мен талаптары ескерiле отырып жасалған және нотариатта iс қағаздарын жүргiзудiң бiртұтас тәртiбiн орнықтырады.
2. "Қазақстан Республикасындағы тiл туралы" Заңның 4-бабына сәйкес нотариаттық iс қағаздарын жүргiзу мемлекеттiк және орыс тiлдерiнде жүргiзiледi.
Нотариаттық iс-әрекеттердi жүзеге асырғысы келген адам iс қағаздары жүргiзiлетiн тiлдi бiлмейтiн болса, ресiмделген құжаттардың мәтiндерiн оған нотариус немесе аудармашы аударып беруге тиiс.
3. Мемлекеттiк нотариат кеңсесiнде iс қағаздарын жүргiзудiң және мұрағаттың дұрыс ұйымдастырылып жүргiзiлуi үшiн жауапкершiлiк аумақтық әдiлет органы басқармасы бастығының бұйрығымен мемлекеттiк нотариат кеңсесi нотариустарының бiрiне жүктеледi.
Жеке практикамен айналысатын нотариустың iс қағаздарын жүргiзуi мен мұрағатының дұрыс ұйымдастырылып жүргiзiлуiне жауапкершiлiктi жеке практикамен айналысатын нотариустың өзi көтередi.
4. Мұрағат үшiн жауапты мемлекеттiк нотариус жұмыстан шыққан немесе басқа жұмысқа ауысқан жағдайда, оның мiндеттерi басқа нотариусқа жүктеледi, бұл жөнiнде қабылдау-өткiзу актiсi жасалады. Жеке жұмыс iстейтiн нотариус өз өкiлеттiгiн тоқтатқан жағдайда аумақтық әдiлет органы және нотариаттық палата құжаттарды басқа нотариусқа немесе тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тапсыру жөнiндегi шараларды қолдануға мiндеттi ("Нотариат туралы" Заңның 12-бабының 3-тармағы).
2. Қызметтік құжаттарды дайындау
5. Нотариаттық мәмiлелердi куәландыру, куәлiктер беру және басқа құжаттарды куәландыру, сондай-ақ оларға куәландыру жазбалары "Нотариустардың нотариаттық iс-әрекеттердi жасау тәртiбi туралы" Әдiлет министрiнiң 1998 жылғы 28 шiлдедегi N 539 бұйрығымен бекiтiлген Нұсқаулықтың талаптары және 6.38-72 Мемлекеттiк стандартының негiзгi ережелерi мен талаптары ескерiле отырып жазылуы тиiс.
6. Нотариустан шығатын ұйымдастыру-әкiмшiлiк сипаттағы құжаттарда мемлекеттiк нотариаттық кеңсенiң атауы немесе жеке практикамен айналысатын нотариустың тегi, аты, әкесiнiң аты, мекен-жайы және нотариустың нотариаттық қызметтi жүзеге асырып отырған нотариаттық округi көрсетiлуi керек. Құжат түрiнiң атауы (хаттама, қаулы, сенiмхат) және тақырыптары бас әрiптермен жазылады.
7. Тақырып қай мақсатқа арналғанына қарамастан А4 (210х297 мм) көлемдегi кез-келген құжатқа қойылады. Тақырыпты құрастырушы қояды, барынша қысқа және құжаттың мазмұнын дәл көрсетуi тиiс.
Хабарламалар мен телефонхаттарға тақырып қойылмайды.
8. Құжатқа мекен-жайды жазғанда төмендегiдей деректемелер сақталынуы тиiс:
құжат ұйымға, оның құрылымдық бөлiмшесiне немесе нақты тұлғаға жолданады;
ұйымның және оның құрылымдық бөлiмшесiнiң атауы атау септiгiнде көрсетiледi;
құжат лауазымдық қызметкерге жөнелтiлген жағдайда ұйымның атауы атау септiгiнде, ал алушының лауазымы мен тегi барыс септiгiнде көрсетiледi;
хат алмасушы адамның пошталық мекен-жайы құжат жолданып отырған ұйым атауынан кейiн толық көрсетiледi. Құжат азаматтарға жөнелтiлген жағдайда алдымен пошталық мекен-жайы, одан соң алушының тегi, аты-жөнi көрсетiледi.
9. Құжаттардың уақытын көрсету екi түрлi тәсiлмен жүргiзiледi:
күнiн жазуда айы мен жылын цифрлармен, ал айының атауын сөзбен жазу жолымен, мысалы: 1998 жылдың 27 қаңтары;
үш жұп араб сандары арқылы, мысалы: 27.01.98 ж. Егер айдың саны мен нөмiрi бiр саннан тұратын болса, олардың алдынан "0" қойылады, мысалы: 02.02.98 ж. Егер құжат бланкiге жазылмаған болса, онда күнi қолдан төмен сол жаққа қойылады.
10. Қызметтiк құжаттардың барлық даналарына қол қойылуы тиiс.
Құжатқа қойылатын қолдың құрамына мыналар кiруге тиiстi: құжатқа қол қойған тұлғаның лауазымының атауы, өз қолы және оның толық мағынасы мысалы, "нотариус (қолы) О.О. Омарова".
Комиссия дайындаған құжаттарға қол қойылғанда құжатты құрастырушылардың қызметi көрсетiлмейдi, комиссия құрамындағы мiндеттердiң бөлiнуi (комиссия төрағасы, комиссия мүшелерi) көрсетiледi.
11. Құжатқа қоса берiлетiн қосымшалар құжат мәтiнiнен кейiн әрбiр қосымшадағы парақ саны мен даналардың саны жазылып аталып көрсетiледi.
Егер құжатта мәтiнде ескертiлетiн қосымшалар болса, онда қосымшада тек парақтар саны мен даналар саны көрсетiледi.
12. Сұрау салуға жауап берiлгенде сұрау салынған құжаттың нөмiрi мен күнiне сiлтеме жасалуы қажет.
13. Екi және одан көп парақтан тұратын құжаттар нөмiрленуге, баулануға және мөрмен бекiтiлуге тиiс.
3. Құжаттарды қабылдау, тіркеу және жіберу
14. Мемлекеттiк нотариат кеңсесiне немесе жеке практикамен айналысатын нотариусқа келiп түсетiн барлық құжаттар (оның iшiнде арыздар) тiркеуге жатады.
"Жеке өзiне" белгiсi соғылған конверттер мен құттықтау қағаздар және осы тектес құжаттар тiркелмейдi және ашылмайды. Келiп түскен құжаттардың конверттерi егер құжаттың жөнелтiлген және алынған уақыттарын, жөнелтушiнiң мекен-жайын тек солар бойынша анықтауға болатын жағдайда жойылмайды.
15. Келiп түскен құжаттар қабылданғанда ең алдымен өзге мақсаттардағы құжаттар iрiктелiнiп алынады, сонымен қатар iшiне салынған құжаттардың тұтастығы тексерiледi. Қателесiп жеткiзiлген құжаттар тиiсiнше қайта жөнелтiледi.
Егер құжаттардың немесе оған қосымшасының жоқ болғандығы анықталса, бұл жөнiнде жөнелтушiге хабарлама жасалады.
16. Құжаттарды есепке алу және олардың орындалуына бақылау жасау үшiн нотариат кеңселерi мен жекеше нотариустар төмендегiдей журналдар жүргiзуi тиiс:
- хат-хабарлардың кiрiс журналы (N 1-қосымша);
- хат-хабарлардың шығыс журналы (N 2-қосымша).
Нотариусқа келiп түскен құжаттар хат-хабарлардың кiрiс журналында тiркеуден өтедi.
Қабылданған құжатта бiрiншi беттiң төменгi жолында оның күнi және хат-хабарлар кiрiс журналындағы реттiлiк нөмiрiне сай келетiндей (N 3 қосымша) тiркеу нөмiрi, сондай-ақ құжат тiгiлетiн наряд нөмiрi қойылады.
17. Пошта арқылы түскен мұраны қабылдау туралы арыздар, мұраға құқық туралы куәлiк беру, мұрадан бас тарту туралы, мұралық мүлiктердi қорғауға шаралар қабылдау, несие берушiнiң талаптары, жылжымайтын мүлiктi иелiктен айыруға тыйым салу туралы хабарламалар, жылжымайтын мүлiкке тыйым салу туралы сот пен тергеу органдарының хабарламалары хат-хабарлардың кiрiс журналында тiркеледi және "Нотариаттық iс-әрекеттер жасау тәртiбi туралы" Нұсқаулықта бекiтiлген тәртiпке сай тiркеуден өткiзiледi.
18. Нотариус банкке (басқа сақтаушыға) сақтауға тапсырылған мұралық мүлiктiң жекелеген заттары көрсетiлiп тiзiмделген бағалы мұралық мүлiктердi есепке алу кiтабына тiркейдi (N 4-қосымша).
19. Жiберiлетiн құжаттар хат-хабарлардың шығыс журналында тiркеледi. Құжатқа хат-хабарлардың шығыс журналындағы реттiлiк нөмiрiне сай келетiндей тiркеу нөмiрi, сондай-ақ оның көшiрмесi сақталатын наряд нөмiрi қойылады.
20. Хат-хабарлар алушыларға пошта арқылы жiберiледi немесе қолға тапсырылады.
4. Құжаттардың орындалуына бақылау жасау
21. Құжаттардың орындалу сапасы мен мерзiмдерiне бақылау жасауды мемлекеттiк нотариат кеңсесiн басқаратын нотариус немесе жеке практикамен айналысатын нотариус жүзеге асырады.
5. Iс номенклатурасын құрастыру
22. Мемлекеттiк нотариат кеңсесiнiң және жеке практикамен айналысатын нотариустың құжаттары олар орындалғаннан кейiн белгiлi бiр мәселелер бойынша құжаттар жиынтығы ретiнде iске топтастырылады.
Құжаттарды топтастыру iс жүргiзуде олардың (iстер, тiзiлiмдер, кiтаптар, журналдар) сақталу мерзiмдерi көрсетiлген жүйеленген тақырыптар тiзбегiнен тұратын үлгi номенклатурасының негiзiнде N 5-қосымша iс номенклатурасында тізiледi.
23. Нотариат iстерi номенклатурасының даналары қажеттi мөлшерде басылады және келер жылдың 1 қаңтарынан бастап iске қосылады.
Iс номенклатурасы тиiстi түзетулермен қайта жасалады және тиiстi мұрағатпен келiсiледi де мемлекеттiк нотариаттық кеңсенiң жетекшiсi немесе жеке практикамен айналысатын нотариус бекiтедi. Iс номенклатурасының алғашқы данасы нотариуста сақталады, екiншiсiн нотариус жұмыста пайдаланады, үшiншiсi нотариат мұрағатына тапсырылады, төртiншiсi iс номенклатурасы келiсiлген мұрағатта қалдырылады.
24. Iс номенклатурасында күнi бұрын көзделмеген, бiрақ жыл бойына қосымша нарядтар жүргiзу қажет болған жағдайда пайдалану үшiн резервтiк нөмiрлер көзделедi.
25. Жыл аяқталғаннан кейiн ашылған нарядтардың саны туралы қорытынды жазу енгiзiледi (N 6-қосымша).
Уақытша сақтау iстерi үшiн есеп құжаты ретiнде iс номенклатурасының бiр данасы мемлекеттiк нотариаттық кеңсенiң немесе тұрақты түрде жеке практикамен айналысатын нотариустың мұрағатында қалдырылады.
26. Мемлекеттiк нотариат кеңсесiндегi және жеке практикамен айналысатын нотариустағы барлық құжаттар орындалғаннан кейiн нарядтарға топтастырылады.
27. Басқа құжаттардан бiр өзгешелiгi мұраның қабылданғаны туралы, мұраны иеленуге құқық беретiн куәлiк беру туралы, мұралық мүлiктiң есебiнен шығыстарды төлеу туралы, мұралық мүлiктi қорғауға шаралар қабылдау туралы арыздар бойынша қабылданған осы шаралар, сондай-ақ несие берушiлердiң талаптары бiрден жеке мұралық iстерге топтастырылады, олардың әрқайсысы iс номенклатурасына (нарядтарға) сәйкес индекс алады, сонан-соң мұралық iстердi есепке алу кiтабына (N 7-қосымша) оған реттiк нөмiр берiлiп тiркеледi.
Мұралық iске аталған арыз бойынша мұраны ресiмдеуге байланысты барлық құжаттар тiгiледi.
Егер мұралық iстi жүргiзу ағымдағы жылда аяқталмаса, онда ол сол нөмiрiмен келесi жылға көшедi және қайта тiркеуге жатпайды.
28. Нарядтарға бiр жылдың құжаттары топтастырылады. Наряд iшiнде олар хронологиялық тәртiппен бiр жүйеге келтiрiледi, бұл ретте құжат-жауап құжат-сұрақтан кейiн орналастырылуы тиiс.
29. Статистикалық есеп берулер жасалған уақытына қарамастан мазмұнына қарай қай жылға жататын болса сол жылдың нарядына тiгiлуi тиiс.
30. Қатысы жоқ құжаттарды, сондай-ақ бастапқы қолжазбалар мен құжаттар жобаларын нарядтарға қосуға болмайды.
6. Құжаттарды қалыптастыру, сақтау және оларды
мұрағатқа тапсыруға дайындау
31. Нарядтарды қалыптастыру барысында мына ережелердi сақтау қажет:
бекiтiлген iс номенклатурасына сәйкес келетiн атқарылған, дұрыс ресiмделген құжаттарды ғана нарядтарға енгiзу;
бiр мәселенi шешуге қатысы бар барлық құжаттарды бiрге орналастыру;
көшiрiлетiн iстерден басқа бiр жылдың құжаттарын нарядтарға топтастыру;
тұрақты және уақытша сақталатын құжаттарды нарядтарға жекелей қалыптастыру;
нарядтарға қайтарылуы тиiс құжаттар, артық даналар, бастапқы қолжазбалар тiгiлмеуi тиiс;
нарядтағы парақтар саны 250-ден аспауы тиiс.
32. Нотариат жұмысының мәселелерi бойынша азаматтардың өтiнiштерi және олардың қаралуына және орындалуына байланысты барлық құжаттар азаматтардың жеке мәселелер жөнiндегi өтiнiштерiнен бөлек топтастырылады.
33. Құжаттарға қосымшалар олардың қай кезде бекiтiлгенiне немесе құрастырылғанына қарамастан қайсысына жататын болса, сол құжаттарға қосылады.
34. Нарядтардың мұқабалары 17914-72 Мемлекеттiк стандарты бойынша ресiмделедi (N 8-қосымша):
тұрақты мерзiмге сақталатын нарядтар қатқыл мұқабаға бекiтiледi және 4 тесiк арқылы берiк жiппен тiгiледi, мұқабаның сыртындағы жазулар жарыққа төтеп бере алатындай сиямен жазылады, соңында жеке бiр парақта мынадай нысанда куәландыру жазбасы жазылады: "нарядта 5 (парақ) бауланған және нөмiрленген. Мұрағатқа жауапты-қолы, күнi";
уақытша сақталынатын (10 жылға дейiнгiнi қоса алғанда) нарядтар iшiнара ресiмделуге жатады - құжат тiгiлетiн папкада сақталынады, парақтар нөмiрленбейдi, куәландыру жазбалары құрастырылмайды.
35. Нарядтағы парақтар араб әрiптерiмен құжат мәтiнiне түсiрiлмей оң жақ бұрышта, қара графикалық қарындашпен немесе нөмiрлегiшпен нөмiрленедi. Нөмiрлеу үшiн түрлi-түстi қарындаштар мен сияларды қолдануға тыйым салынады.
36. Нотариат iс қағаздарындағы "Құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың негiзгi Ережелерiне" сәйкес қалыптастырылған және ресiмделген, бағалық сараптаудан өткен тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақтаудағы барлық аяқталған нарядтар мен жеке құрам жөнiндегi нарядтарға нарядтар тiзiмдерi жасалады.
Нарядтар тiзiмi - бұл нарядтардың құрамы мен мазмұнын ашатын нарядтар тақырыптарының жүйеленген тiзбесi (N 9, 10-қосымша).
Нарядтар тiзiмi:
тұрақты сақталатын нарядтарға;
уақытша (10 жылдан аса) сақталатын нарядтарға;
жеке құрам жөнiндегi нарядтарға жеке жасалынады.
Тұрақты сақталатын нарядтар тiзiмдерiнiң бiр жылдық бөлiмдерi төрт дана етiп құрастырылып, мемлекеттiк нотариат кеңсесiндегi iс қағаздарына жауапты нотариус немесе жеке практикамен айналысатын нотариус бекiтедi, сараптама комиссиясының қолы қойылады және нотариат жетекшiсiмен келiсiледi.
Тұрақты сақталатын нарядтарға жасалатын тiзiм бекiту үшiн тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа жiберiледi. Тiзiмнiң үш данасы бекiтiлгеннен кейiн мемлекеттiк мұрағатта қалдырылады, бiреуi мемлекеттiк нотариат кеңсесiне немесе жеке нотариаттық практикамен айналысатын нотариусқа қайтарылады.
Мемлекеттiк нотариат кеңсесiнің бекiтiлген тiзiмiнiң бөлiмдерiне сәйкес жеке практикамен айналысатын нотариустар тiзiмде көрсетiлген барлық нарядтарды белгiленген мерзiмдерде мемлекеттiк мұрағаттарға сақтауға тапсыруға мiндеттi.
Жоюға iрiктелген құжаттарға 2 дана акт жасалады (N 11-қосымша), ол бiр мезгiлде нарядтар тiзiмiмен бiрге қаралады және мемлекеттiк нотариат кеңсесiнiң жетекшiсi немесе жеке практикамен айналысатын нотариус бекітедi, содан кейiн ғана жойылуға бөлiнген нарядтар жойылады.
7. Нотариаттық іс-әрекетті тіркеудің тізілімін
жүргізу тәртібі
37. "Нотариат туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 49-бабына сәйкес барлық нотариаттық iс-әрекеттер тiзiлiмдерде тiркеледi.
Тiзiлiмдер нысаны Қазақстан Республикасы Әдiлет министрлiгiнде бекiтiледi ("Нотариат туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 50-бабы).
38. Тiзiлiмдер баулануы, парақтары нөмiрленуi, парақтардың жалпы саны қол қойылып мөрмен бекiтiлуi тиiс, мұны мемлекеттiк нотариаттық кеңселерде - аумақтық әдiлет органының қызметкерi, жеке практикамен айналысатын нотариус тiзiлiмiнде - нотариаттық палата жүзеге асырады.
39. Әрбiр нотариус нотариаттық iс-әрекеттердi тiркеу үшiн жеке өзiнiң тiзiлiмiн иеленедi, сол үшiн жеке индекс берiледi.
Нотариаттық куәландырылған құжатта тiзiлiм индексi мен тiзiлiмдегi реттiлiк нөмiрге сәйкес келетiндей (мысалы 1-1, 1-2, 1-3) нөмiр қойылады. Әрбiр тiзiлiмнiң индекс нөмiрi жыл бойы өзгерiссiз сақталады.
40. Куәландыру жазбасына немесе берiлетiн құжатқа нотариус қол қойғаннан кейiн нотариус нотариаттық iс-әрекеттi тiзiлiмге енгiзедi.
41. Тiзiлiмдегi жазуды өшiрiп тазартуға жол берiлмейдi, ал түзетулер нотариустың қолымен және мөрiмен бекiтiлуi тиiс. Тiзiлiмдi қарындашпен жазуға жол берiлмейдi. Егер жiберiлген қателер анықталған жағдайда нотариаттық iс-әрекеттердi нөмiрлеу барысында нотариустың қолымен анықтама жасалады да тiзiлiмнiң соңында тiгiледi.
42. Жалпы тiркеу тiзiлiмiне нотариус жасаған нотариаттық iс-әрекеттердiң бәрi жазылып отырады ( N 12-қоcымша).
43. Тiзiлiм кiтабы 7 бағанадан тұрады, олар мынадай тәртiппен толтырылады:
1-бағанада - тiркелген нотариаттық iс-әрекеттiң реттiк нөмiрi көрсетiледi;
2-бағанада - нотариаттық iс-әрекеттiң жасалынған күнi көрсетiледi;
3-бағанада - нотариаттық iс-әрекеттер жасалған азаматтардың немесе олардың өкiлдiктерiнiң (ата-аналар, қамқоршылар, қорғаншылар) тегi, аты, әкесiнiң аты және тұрғылықты орындары, заңды тұлғалардың атауы мен тұрған орны көрсетiледi. Егер мәмiлеге қатысушылардың бiреуi сенiмхат бойынша әрекет жасайтын болса, сенiм бiлдiрушiнiң тегi, аты, әкесiнiң аты, сенiмхаттың нөмiрi мен берiлген уақыты қосымша көрсетiледi. Өз бетiмен қол қоя алмайтындар үшiн қол қойған азаматтардың, сондай-ақ аудармашылардың тегi мен аты-жөнi, тұрғылықты мекенi де осы бағанада көрсетiледi.
Егер нотариаттық рәсiмделген құжаттың (мысалы шарт, өсиет және т.б.) бiр данасы мемлекеттiк нотариат кеңсесiнде немесе жекеше нотариуста қалдырылатын болса, тараптардың мекен-жайы көрсетiлмейдi;
4-бағанада - нотариаттық iс-әрекет жасауға өтiнiш берген азаматтардың жеке куәлiктерi мен төлқұжаттарының деректемелерi көрсетiледi;
5-бағанада - құжаттар көшiрмелерiнiң растығы куәландырылғанда көшiрмелердiң неше дана, неше беттен тұратыны, құжаттардың атауы, құжат берiлген адамның тегi, аты-жөндерiнiң бастапқы әрiптерi, сол құжатты берген органның атауы көрсетiледi;
бұл бағанада жасалған мәмiленi куәландыру кезiнде тек мәмiленiң тірi, мәселен "өсиет", "сатып алу - сату шарты" деп көрсетiледi, сондай-ақ берiлген куәлiктер туралы мәлiметтер, мысалы "меншiк құқығы туралы куәлiк", "мұрагерлiк құқық туралы куәлiк" деп жазылады;
сенiмхатты куәландыру барысында сенiмхат тірi көрсетiледi;
бiркелкi нысандағы құжаттарға бiр мезгiлде бiрнеше орындау жазбалары жазылып берiлгенде олардың тек жалпы саны ғана көрсетiлiп, борышты өндiрiп алу үшiн борышкерлердiң нотариат кеңсесiне қалдыратын тiзiлiмiне сiлтеме жасалып көрсетiледi;
6-бағанада - мемлекеттiк нотариус өндiрген мемлекеттiк баж салығының сомасы немесе нотариаттық iс-әрекеттi жасағаны үшiн жекеше нотариусқа төленген қаржы мөлшерi көрсетiледi, төлемдiк тапсырыс бойынша көрсетiлген қаржы ұсталынғанда оның нөмiрi мен берiлген уақыты көрсетiледi. Егер азамат мемлекеттiк баж салығын немесе жекеше нотариусқа қаржы төлеуден босатылған жағдайда "төлеуден мынадай негiзде босатылды ..." (босату негiзi атап айтылады) деп көрсетiледi;
7-бағанада - нотариаттық iс-әрекет жасауға өтiнiш бiлдiрген адамның қолы қойылады.
44. Банктердiң, кәсiпорындар мен ұйымдардың несиелер беру жөнiндегi хабарламалары бойынша жылжымайтын мүлiкке иелiктен алуға салынатын тыйымдар 9 бағанадан тұратын арнайы тыйымдар тiзiлiмiне жазылады (N 13-қосымша).
45. Мүлiктерге иелiк етуден айыруға салынатын тыйымдарды тiркеу үшiн тiзiлiмнiң 1-9 бағаналарын толтыру кезiнде нотариаттық iс-әрекеттердi тiркеу тiзiлiмiнiң 1-6 бағаналарын толтыру жөнiндегi нұсқауларды басшылыққа алған жөн болмақ.
8. Шет елдегі іс-әрекет үшін арналған
құжаттарды ресімдеу
46. Шет елде iс-әрекет жасауға бағытталған құжаттарды нотариаттық ресiмдеу осы құжат ұсынылатын мемлекеттiң құқығы ескерiле отырып жүзеге асырылады.
47. Шет елде әрекет етуге арналған құжат әдеттегiдей iс жүргiзiлетiн тiлде баяндалады. Азаматтың өтiнiшi бойынша құжат шет тiлiне аударылуы мүмкiн (нотариат туралы заңның 5-бабы).
48. Шет елде әрекет етуге арналған құжаттарға қол қояр кезде айрықша тәртiп көзделген. Азамат төлқұжатына сәйкес өз тегi мен аты-жөнiн құжат мәтiнiнде көрсетiлгендегiдей тәртiппен бiр жолға жазуы, содан кейiн қол қоюы қажет. Мысалы, құжат мәтiнiнде "Ерлан Ерланұлы Ерланов" деп көрсетiлген болса, қойылатын қол да сол азаматтың аты мен әкесiнiң атынан басталуы, егер мәтiнде "Қадырәлиев Қадырәлi Қадырәлiұлы" деп көрсетiлсе қол қою тегiнен басталуы тиiс.
49. Куәландыру жазбаларын толтыру барысында нотариустың тегiн, өз аты мен әкесiнiң атын, сондай-ақ мемлекеттiк нотариат кеңсесiнiң толық атауын және нотариаттық қызметпен айналысуға құқық беретiн лицензияның нөмiрi мен берiлген күнiн мөр басылымындағыдай толық та айқын көрсету қажет. Күнiн сөзбен жазып көрсету қажет; құжатқа қол қойған тұлғаның тегi мен аты-жөнiн төлқұжат немесе жеке куәлiк бойынша көрсетiлгендей реттiлiкпен көрсету қажет. Мөр құжаттың бос жерiнде куәландырылған жазбалар астына мәтiн мен нотариус қолына тиiп кетпейтiндей етiп қойылады.
50. Шет елде әрекет ету үшін құжаттар сапалы қағазға толтырылуы, бүкiл мәтiн (соның iшiнде тiзiлiм нөмiрi, өндiрiлiп алынған мемлекеттiк баж салығының сомасы немесе жеке практикамен айналысатын нотариусқа нотариаттық әрекет жасағаны үшiн төленген сома) бастырылуы тиiс.
Нотариаттық iс-әрекет кiмнiң атынан жасалса, сол адамдарға құжаттардың бiрiншi данасы тапсырылады.
Құжаттарды бекітуге, ақырына дейiн жазылмаған жолдарды, бос орындарды сызғылауға, сондай-ақ оларға мастикалық мөрлердi соғуға рұқсат етiлмейдi.
Құжаттарды жiбек лентамен немесе қызыл, я болмаса ақ түстi жiппен тiккен жөн.
9. Нотариустың мөрі
51. Нотариустың өз тегi, аты-жөнi көрсетiлген жеке мөрi (бұдан әрi - мөр) болады, сондай-ақ мемлекеттiк нотариат кеңсесiнiң атауы (мемлекеттiк нотариус мөрi) немесе нотариусқа берген лицензия нөмiрi мен күнi (жеке практикамен айналысатын нотариустың мөрi) көрсетiледi, бұл мөр металдан (металл қоспаларынан) арнайы жабдықта дайындалуы, оны дайындауға қойылатын бүкiл талаптар сақталуы және жоғары дайындау сапалылығымен, жалған дайындаудан қорғалуымен, берiктiгiмен және бояғыштарға төтеп беру секiлдi айрықша қасиеттерiмен сипатталуы тиiс.
52. Мемлекеттiк нотариустың мөрi "Қазақстан Республикасындағы тiл туралы" Заңның 21-бабына сәйкес мемлекеттiк тiлде және Әдiлет министрiнiң 1997 жылғы 01 тамыздағы N 64 Бұйрығымен бекiтiлген "Мемлекеттiк нотариустың мөрi туралы" Ереженiң талаптарына сәйкес дайындалады.
53. Жекеше практикамен айналысатын нотариус мөрiнiң сипаттамасы:
Жекеше практикамен айналысатын нотариустың мөрi Қазақстан Республикасы Әдiлет министрiнiң 1997 жылғы 25 мамырдағы N 61 Бұйрығымен бекiтiлген "Жекеше нотариустың мөрi туралы" Ереженiң 1-тармағының талаптарына сәйкес мемлекеттiк және орыс тiлдерiнде дайындалады.
54. Мөр мәтiнiне нотариустың тегiн, аты мен әкесiнiң атын жазу төлқұжатқа (жеке куәлiкке) сәйкес жүргiзiледi.
55. Нотариустардың мөрлерiн дайындауға тапсырыс орталықтандырылған тәртiппен аумақтық әдiлет органы не аумақтық нотариаттық палатаның жазбаша тапсырысы бойынша жүзеге асырылады.
Мөрлер арнайы ашылып жүргiзiлетiн, нөмiрленген, жiппен бауланған және тиiстi органның мөрiмен бекiтiлген журналға қолдары қойылғаннан кейiн ғана берiледi.
Журнал қатаң есепке алынған және тұрақты сақталатын құжат болып табылады.
56. Нотариус мөрi куәландыру жазбасының мәтiнiнде нотариаттық куәландыру немесе құжатты куәландыру кезiнде, қаулыда немесе тапсырмада олардың өз қолдарын бекiту үшiн пайдаланылады. Мөрдi нотариаттық қызметке қатысы жоқ құжаттарға соғуға жол берiлмейдi.
57. Мөрдiң дұрыс пайдаланылуы мен сақталуы жөнiндегi жауапкершiлiк нотариусқа жүктеледi.
58. Мөр жоғалғанда немесе ұрланғанда нотариус аумақтық әдiлет органына немесе нотариаттық палатаға жедел хабар беруге мiндеттi.