Использование личного имущества работника в коммерческой деятельности работодателя (Е. Петухова, В. Скала, 8 октября 2015 г.)

08.10.2015

  Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.

Е. Петухова, генеральный директор АК «АСИКО»,

аудитор РК, профессиональный бухгалтер

РК, налоговый консультант РК

В. Скала, исполнительный директор АК «АСИКО».

аудитор РК, профессиональный бухгалтер

РК, налоговый консультант РК.

См. редакцию за 2005 г.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ИМУЩЕСТВА РАБОТНИКА В КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ

В последние годы в Республике Казахстан (далее РК), перечень имущества, принадлежащего работникам на правах собственности и используемого в коммерческих интересах работодателя, значительно расширился в связи с тем, что в деловой оборот компаний передаются не только автомобили, но и недвижимость, оборудование, телефоны, права пользования, объекты интеллектуальной собственности и другое имущество.

А так как нормативными правовыми актами РК не предусмотрен порядок документального оформления, учета, оценки имущественных прав и личного имущества, а суммы дохода и компенсаций достигают значительных величин, то достаточно часто возникают конфликтные ситуации не только с представителями контролирующих органов, но и с собственниками этих прав и имущества.

В настоящей статье представлены рекомендации по оформлению такого имущества и обоснованию расходов и налогообложению доходов, достаточному для отражения операций в учете и формированию доказательной базы на примере использования личного автомобиля работника в производственных целях компании.

1. Юридическое определение прав собственности на имущество

Услуги, которые могут предоставлять собственники имущества работодателю отличаются по содержанию и форме, и зависят в первую очередь от объема передаваемых прав на это имущество.

Поэтому, для правильного оформления договоров, отражения в учете и определения налоговых обязательств, работнику и работодателю следует знать базовые основы права собственности, установленные Гражданским Кодексом РК от 27.12.1994 г. № 269-XII (далее Гражданского кодекса РК).

Право собственности - это совокупность правовых норм, закрепляющих и регулирующих отношения по поводу принадлежности материальных благ (объективное право).

Право собственности в субъективном смысле означает возможность конкретного субъекта владеть, пользоваться и распоряжаться принадлежащим ему имуществом по своему усмотрению и в своих интересах.

Так статья 188 Гражданского кодекса РК определяет структурные составляющие права собственности:

- право владения представляет собой юридически обеспеченную возможность осуществлять фактическое обладание имуществом. Правомочие владения означает подкрепленную правом возможность иметь вещь в своем хозяйственном господстве, обеспечивать ее хранение, реальную принадлежность вещи ее хозяину, собственнику, находящуюся в его правовом и физическом поле.

- право пользования представляет собой юридически обеспеченную возможность извлекать из имущества его полезные естественные свойства, а также получать от него выгоды. Выгода может выступать в виде дохода, приращения, плодов, приплода и в иных формах, получаемая как при непосредственном использовании, так и при передачи права пользования другим лицам, без передачи прав владения и распоряжения;

- право распоряжения представляет собой юридически обеспеченную возможность определять юридическую судьбу имущества. Правомочие распоряжения предусматривает возможность определять «юридическую судьбу» вещи - право продать, обменять, подарить, уничтожить и т.п. Правомочие распоряжения принадлежит либо самому владельцу, либо уполномоченному им распорядителю.

Собственник вправе по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащего ему имущества любые действия, в том числе отчуждать это имущество в собственность другим лицам, передавать им свои правомочия по владению, пользованию и распоряжению имуществом оставаясь собственником, отдавать имущество в залог и обременять его другими способами, распоряжаться им иным образом.

Собственник имеет право передавать по отдельности или в комбинации права составляющие право собственности. Передача прав оформляется договорами в зависимости от объема передаваемых прав т.е.:

- если передается только право владения имуществом, то имеет место сделка по хранению или оказанию услуг по ремонту имущества, которая регулируется нормами главы 39 Гражданского Кодекса РК от 1.07.1999г. № 409-I (далее Гражданского кодекса РК). При этом, риски и выгоды распределяются сторонами по согласованию.

Права пользования и распоряжения имуществом не передаются;

- если передается только право пользования, то имеет место предоставление имущества собственником с коммерческой целью оказания услуг без передачи всех рисков и выгод пользователю. Условия договора регулируются нормами гл. 33, 34 и т.п. в зависимости от конкретного вида сделки.

Права владения и распоряжения имуществом не передаются;

- если передаются права владения и пользования, то имеет место имущественный наем (аренда), т.е. коммерческое использование имущества собственника другим лицом, условия которого регулируется нормами гл. 29 Гражданского кодекса РК.

Право распоряжения имуществом не передается;

- если передаются права владения, пользования и распоряжения, то имеет место отчуждения имущества и прав собственника, условия которого регулируется нормами гл. 26, 27, 28 Гражданского кодекса РК.

Передаются все права собственности, при этом имущество меняет первоначального собственника.

2. Определения

Термины и понятия, используемые в настоящей статье применяются в таком смысле и значении, в каком они раскрыты в нормативных правовых актах РК (далее НПА РК) разного уровня, что важно при рассмотрении их в аспектах различных НПА РК с учетом приоритета и иерархии законодательных актов в т.ч.:

- физическое лицо, согласно пп.41 п.1 статьи  12 Налогового Кодекса Республики Казахстан (далее Налогового кодекса РК) и статьи  12 Гражданского кодекса РК означает:

«физическое лицо - гражданин Республики Казахстан, иностранец или лицо без гражданства» т.е. обобщающее понятие индивидуального субъекта, который меняет свой статус в зависимости от общественных отношений, в которых оно выступает одной из сторон, обладая гражданской правоспособностью;

- гражданская правоспособность - согласно статьи  14 Гражданского кодекса РК правоспособность, возникающая с момента рождения возможность гражданина иметь на праве собственности имущество, в том числе иностранную валюту, как в пределах Республики Казахстан, так и за ее границами; наследовать и завещать имущество; свободно передвигаться по территории республики и выбирать место жительства; свободно покидать пределы республики и возвращаться на ее территорию; заниматься любой не запрещенной законодательными актами деятельностью; создавать юридические лица самостоятельно или с другими гражданами и юридическими лицами; совершать любые не запрещенные законодательными актами сделки и участвовать в обязательствах; иметь право интеллектуальной собственности на изобретения, произведения науки, литературы и искусства, иные результаты интеллектуальной деятельности; требовать возмещения материального и морального вреда; иметь другие имущественные и личные права;

- личное имущество физического лица, согласно пп.17 п.1 статьи  12 Налогового кодекса РК - имущество физического лица в материальной форме, находящееся на праве собственности или являющееся его долей в общей собственности и не предназначенное для использования в предпринимательских целях;

- работник, согласно пп.26 п.1 статьи  12 Налогового кодекса РК, в целях налогообложения означает:

«работник - физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющее работу по трудовому договору (контракту); государственный служащий; член совета директоров акционерного общества, за исключением государственных служащих; иностранец или лицо без гражданства, предоставленные для работы по контракту на предоставление персонала нерезидентом, деятельность которого не образует постоянного учреждения, резиденту или иному нерезиденту, осуществляющему деятельность в Республике Казахстан через постоянное учреждение»;

- работник, согласно пп.59 п.1 статьи  1 Трудового Кодекса РК от 15.05.2007г. № 251-III (далее Трудового кодекса  РК), - физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющее работу по трудовому договору;

- компенсационные выплаты, согласно пп.69 п.1 статьи  1 Трудового кодекса  РК - денежные выплаты, связанные с особым режимом работы и условиями труда, потерей работы, возмещением работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных законами РК обязанностей.

При этом, статьи  155 Трудового кодекса  РК предусматривает, что при использовании работником личного имущества в интересах работодателя и с его согласия работодателем производится компенсационная выплата за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, других технических средств и расходы на их эксплуатацию по соглашению сторон.

3. Учет автомобиля в качестве объекта доходов и расходов компании

Вполне очевидно, что автотранспортные средства (далее АТС), принадлежащие работникам и используемые в производственных целях работодателя, должны признаваться основными средствами, принимающими непосредственное участие в коммерческой деятельности компании, а все расходные материалы и эксплуатационные затраты, как-то: ГСМ, текущие расходные запчасти, расходы на обязательную страховку и страхование ГПО, техосмотр, техобслуживание и т.п. - расходами периода, без которых нормальная эксплуатация автомобиля невозможна.

Так как, учет собственных основных средств и расходов, связанных с ними в компании, в целях бухгалтерского учета должен осуществляться согласно требованиям НСФО, МСФО(IFRS) для МСБ или МСФО (IAS,IFRS) полной версии в зависимости от категории компании, а в целях налогообложения, согласно норм статьи 56-58 и статьи 116-122 Налогового кодекса РК, то при классификации и учете привлеченных активов, следует использовать нормы, касающиеся учета активов, не принадлежащих компании, но используемых ею в целях получения выгод.

При этом, выгоды могут поступать в компанию не только путем прямого получения доходов, но и уменьшения обязательств или расходов.

Таким образом, автотранспорт работника, используемый компанией должен учитываться как актив, а затраты, связанные с их нормальной эксплуатацией, как расходы, связанные с этими активами, принимающими участие в деятельности, направленной на получение дохода.

Однако учитывая, что право собственности на АТС, как при использовании в служебных целях, так и при операционной аренде не передается компании, то эти активы должны учитываться на забалансовых счетах, в качестве объектов расходов, понесенных компанией при использовании чужого имущества, согласно правилам, установленным в Учетной и Налоговой политике.

При этом, минимальный объем расходов, которые должны распределяться между собственником и компанией должен устанавливаться в соответствии с нормами специальных НПА РК, учитывая, что автомобиль относится к источникам повышенной опасности и его эксплуатация регулируется специальным законодательством РК.

4. Структура расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией АТС

•    Так как автомобиль относится к основным средствам особой отрасли рыночной экономики, то объем затрат, связанных с его обслуживанием и содержанием зависит от требований нормативных актов, выполнение которых обеспечивает надлежащее техническое состояние и безопасную эксплуатацию автотранспортного средства.

Учитывая, что Налогового кодекса РК не предусматривает специальные понятия и термины, такие как: «операционная аренда», «компенсации за использование личного транспорта», «правила технической эксплуатации - ПТЭ», «графики планово-предупредительного ремонта - ППР», «текущий и капитальный ремонт» и т.п., то на основании п. 3 статьи  12 Налогового кодекса РК,

для установления минимального объема обязательных затрат сторон необходимо применять нормы специального законодательства в которых эти значения точно определены.

Одним из таких нормативных актов является Закон РК «Об автомобильном транспорте» от 04.07.03г. № 476-II, в соответствии с которым:

 «Техническая эксплуатация - комплекс мероприятий, технических воздействий (диагностирование, техническое обслуживание, ремонт), направленный на организацию и обеспечение безопасной эксплуатации автотранспортных средств».

Эти мероприятия и минимальный перечень затрат устанавливается в Правилах технический эксплуатации (далее ПТЭ), утвержденными постановлением Правительства РК от 28.02.08г. № 203, на основании которых каждый субъект, эксплуатирующий транспорт на любом законном основании (право собственности, хозяйственное ведение, оперативное управление, договор аренды, доверительное управление, доверенность на управление, передача прав пользования и т.п.) обязан осуществлять обслуживание и содержание автотранспорта.

Субъект, имеющий значительное количество транспорта, должен составлять графики планово-предупредительных ремонтов (далее ППР) и планировать необходимый объем расходов в определенное время.

•    Минимальный перечень затрат, установленный постановлением Правительства РК от 28.02.08г. № 203 и будет являться предметом рассмотрения для обоснования их отнесения на вычеты из СГД субъекта, эксплуатирующего АТС.

Исходя из требований этого постановления, все расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией АТС, можно разделить на три группы:

Расходы по технической эксплуатации, связанные с поддержанием надлежащего технического состояния, обеспечивающие его нормальное и безопасное использование, к которым можно отнести в т.ч.:

- обязательное страхование имущества;

- обязательное страхование гражданско-правовой ответственности (далее ГПО);

- налог на транспорт;

- диагностирование (далее Д);

- расходы по проведению обязательного технического осмотра (далее ТОоб);

- обязательное ежедневное техническое обслуживание (далее ЕО);

- обязательное периодическое техобслуживание (далее ТОп);

- обязательное сезонное техническое обслуживание (далее СО);

- текущий ремонт сопутствующий ЕО, ТО, СО (далее ТР);

- капитальный ремонт (далее КР).

При этом, весь объем операций ТО делится на две основные группы:

1) операции, входящие в перечень обязательных работ. Эта группа операций является обязательной для выполнения всеми владельцами автотранспортных средств, независимо от форм собственности;

2) рекомендуемые операции, выполняемые по усмотрению владельцев автотранспортных средств.

Расходы по коммерческой эксплуатации, возникающие в процессе использования автомобиля в производственных целях нанимателя (арендатора), к которым можно отнести в т.ч.:

- расходы на текущие ЕО, ТО, СО и ТР, совпадающие по времени с периодом коммерческой эксплуатации;

- оплата ГСМ и иных эксплуатационных расходных материалов, в т.ч. и мелких запчастей и комплектующих (сальники, тормозные колодки, лампочки и т.п.), согласно графику ТО; оформление доверенностей и т.п.;

- оплата за эмиссию в окружающую среду;

- компенсация износа автомобильных шин;

- оплата сборов, возникающих в связи с коммерческой эксплуатацией (расходы на лицензии, разрешения, патенты, парковки и т.п.);

- оплата мойки, парковки, хранения и т.п.

Расходы, связанные с содержанием автомобиля, к которым можно отнести в т.ч.:

- текущий ремонт (заявочный, сопутствующий, планово-предупредительный);

- капитальный ремонт.

Таким образом, вышеуказанные группы расходов на содержание и эксплуатацию автотранспорта, установленные постановлением Правительства РК от 28 февраля 2008 года № 203 «Об утверждении Правил технической эксплуатации автотранспортных средств», считаются обязательными при их эксплуатации, должны распределяться между сторонами и включаться в затраты и вычеты компании, эксплуатирующей актив.

5. Формы использования личного имущества работника в коммерческой деятельности работодателя

В РК применяются две наиболее распространенных формы использование личного имущества работника, принадлежащего ему на правах собственности в т.ч. автотранспортного средства в коммерческой деятельности компаний-работодателей, оформление, структура и налогообложение которых имеют существенные различия.

Первая форма - использование личного АТС работника в служебных целях с компенсацией работнику обязательного минимума затрат по технической и коммерческой эксплуатации транспортного средства (передача прав пользования).

Вторая форма - аренда личного транспорта работника (Арендодателя) для производственных целей работодателя (Арендатора) с получением дохода Арендодателем в виде арендной платы и распределением обязательных затрат между сторонами (передача прав владения и пользования).

При этом, вне зависимости от формы использования АТС, в целях налогообложения, согласно статьи 100 Налогового кодекса РК, все расходы налогоплательщика могут быть признаны и отнесены на вычеты из совокупного годового дохода (далее СГД) компании при выполнении двух требований:

- расходы должны быть связаны (прямо или косвенно) с осуществлением деятельности компании, направленной на получение дохода и с объектом их возникновения;

- расходы должны быть документально подтверждены.

В практике коммерческих компаний возникает значительное количество расходов, порядок оформления которых не регламентируется Налогового кодекса РК, а для их учета устанавливаются только вышеуказанные критерии. Одной из таких операций и является использование личного транспорта работников в производственных целях.

Обоснование такого рода затрат для их учета и отнесения их на вычеты из СГД, как правило является обязанностью налогоплательщика, который, в качестве доказательств, должен использовать нормы НПА РК, в части касающейся правомерности принятия управленческих решений и формирования подтверждающих документов, для учета объектов налогообложения и исчисления возникающих налогов.

6. Порядок распределения расходов между сторонами

Распределение вышеуказанных расходов между собственником (работником, физическим лицом) и эксплуатантом (работодателем, компанией), а также оформление соответствующих правовых, организационно-распорядительных, учетных и налоговых документов зависит в первую очередь от выбранной формы использования автотранспортного средства.

6.1. Использование личного АТС работника в служебных целях с компенсацией работнику обязательного минимума затрат по технической и коммерческой эксплуатации транспортного средства (передача прав пользования

Возможность использования личного автомобиля работника в служебных целях (передача прав пользования) с возмещением ряда обязательных затрат в форме компенсаций может быть обоснована следующим образом:

Нормами пп.9-10 п. 1 статьи  23 Трудового кодекса  РК предусматривается обязанность работодателя обеспечивать:

- работникам условия труда в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан, трудовым, коллективным договорами;

- работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей за счет собственных средств.

И если работодатель не имеет такой возможности обеспечения собственными средствами, то он по соглашению с работником может использовать для этого личное имущество работника с выплатой компенсации согласно нормам статьи  155 Трудового кодекса  РК т.е.:

«При использовании работником личного имущества в интересах работодателя и с его согласия работодателем производится компенсационная выплата за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, других технических средств и расходы на их эксплуатацию по соглашению сторон».

Такие выплаты не учитываются в структуре фонда оплаты труда компании и не включаются в расчет средней зарплаты, согласно пункту 8 Приложения к приказу Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 7 июля 2015 года № 567 «Об утверждении Единых правил исчисления средней заработной платы».

Такого рода затраты включаются в состав общих и административных расходов работодателя как расходы периода, связанные с коммерческой деятельностью.

Однако, компенсации за использование личного имущества работника могут выплачиваться только штатным работникам компании, которые по должности, согласно штатного расписания и Должностной инструкции, должны обеспечиваться автотранспортом, для выполнения функциональных обязанностей.

Если по функциональным обязанностям по должности не представляется возможным обосновать необходимость наличия автотранспорта, то и нормы НПА РК, относящиеся к использованию личного имущества работника в таком случае неприменимы.

В таких случаях сделка оформляется в форме аренды АТС у работника или физического лица, не являющегося работником по одним правилам, а оплата за аренду будет считаться доходом физического лица от налогового агента, а не компенсацией.

Инициативным документом, позволяющим оформить гражданские отношения сторон и организовать учет у эксплуатанта автомобиля, может быть «Договор на использование личного автомобиля для служебных поездок» по рекомендуемой форме.

Договор

на использование личного автомобиля работника в служебных целях.

г. _________________________ №______ _______________20__г.

ФИО и должность работника______________________________________________

Адрес:__________________________________________________________________

Удостоверение личности (вид на жительство, паспорт) ____________________

ИИН_______________, именуемый в дальнейшем «Работник» и

ТОО (АО, Филиал) ________________, именуемое в дальнейшем «Компания», в лице директора _________________, действующих на основании Гражданского кодекса РК от 27.12.1994г. № 268-XII и Трудового Кодекса РК от 15.05.07г. №251, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1.Работник обязуется использовать личный автомобиль для выполнения служебных поездок по занимаемой должности в порядке, предусмотренном настоящим Договором.

Технические идентификационные характеристики автомобиля следующие:

Марка автомобиля: _______________________

Цвет: __________________________________

№ двигателя: ___________________________

№ шасси: _______________________________

год выпуска: _____________________________

Технический паспорт: _____________________

Государственный номерной знак: _______________________________

2. Компания обязуется компенсировать затраты Работника в следующем порядке:

2.1. ГСМ и авторезину согласно утвержденным «Производственно-техническим нормам ГСМ и износа авторезины» от «___»__________20___г. (Приложение № 1).

2.2. Расходы по текущему техническому обслуживанию согласно графику ППР на 20___г. и расходы по коммерческому использованию (Приложение № 2).

3. Расходы компенсируются при наличии подтверждающих документов в т.ч.:

- приказа директора Компании;

- путевого или маршрутного листа, выписываемого Компанией;

- счета-фактуры, фискальных чеков, квитанций, чеков и т.п.

Путевой лист выписывается по показаниям спидометра с часа начала работы Компании и до окончания рабочего дня, согласно режиму, установленному в положении «О персонале». Пробег автомашины за рабочий день не должен быть более ______ км.

В случаях превышения пробега, дополнительные расходы относятся за счет Работника.

4. Все риски и расходы, связанные с эксплуатацией и сохранностью автомобиля, не оговоренные настоящим Договором, возлагаются на Работника.

5. За время нахождения Работника в командировке, за пределами города (области, района), в отпуске, невыходе на работу и другим причинам, когда автомобиль не эксплуатируется в интересах компании, компенсация не выплачивается.

6. Компенсации не подлежат обложению подоходным налогом и не учитываются при исчислении среднего заработка Работника. Стоимость сверхнормативных затрат считается доходом Работника.

7. Компенсация выплачивается до________числа (текущего, следующего за отчетным и т.д.) месяца, путем выдачи наличных денег из кассы или перечислением на лицевой счет работника.

8. Срок договора определяется в один год

Начало: _____________________________

Окончание: __________________________

8. Споры по существу настоящего Договора рассматриваются в соответствии с порядком предусмотренным законодательством Республики Казахстан..

9. В случае невыполнения обязанностей одной из сторон, договор может быть расторгнут без письменного предупреждения.

Приложение:

1.Выписка из производственно-технических норм ТОО «____».

2. Перечень расходов по текущему ТО и коммерческому использованию.

3. Ксерокопия технического паспорта АТС.

4. Ксерокопия удостоверения личности работника.

Работник___________________ Директор________________________

Структура затрат сторон

Часть расходов по технической эксплуатации и расходы, связанные с содержанием автомобиля несет собственник, т.е. работник.

Часть расходов по текущей технической и все расходы по коммерческой эксплуатации автомобиля несет эксплуатант, т.е. компания - в форме выплаты денежных компенсаций или натуральном выражении.

Бухгалтерский учет

На основании договора и копии свидетельства о регистрации АТС, автомобиль учитывается на забалансовом счете работодателя, открытом в составе РПС «Арендованные основные средства», субсчет «Личный автотранспорт работника для служебных поездок».

Затраты на компенсации включаются в расходы периода и списываются по актам, согласно порядку, установленному Учетной политикой, при наличии подтверждающих документов.

Приобретение ГСМ может производиться водителями самостоятельно в следующем порядке:

- по безналичному расчету на основании заключаемых договоров компанией с поставщиками (по карточке, по талонам и т.п.),

- в наличной форме расчетов на АЗС, когда водителю выдаются деньги в подотчет по расчету, составленному исходя из расстояния, определяемого для работы того или иного автотранспорта, нормы потребления ГСМ, в зависимости от марки АТС и стоимости ГСМ;

- в наличной форме расчетов на АЗС, за счет собственных средств работника.

При заправке автомобиля на АЗС документ, подтверждающий вид, стоимость и количество полученного и оплаченного ГСМ, является фискальный чек на приобретение ГСМ.

Списание ГСМ должно производиться на основании утвержденных приказом уполномоченного лица производственно-технических норм расхода ГСМ, разработанных на основании постановлением Правительства РК от 11.08.2009 года № 1210.

Учет пробега должен производиться на основании путевых листов легкового автомобиля, оформленных на каждую учетную единицу. При этом должен учитываться раздельно пробег АТС в служебных целях и в личных целях и установлены лимиты по каждому сотруднику.

Списание ГСМ должно быть оформлено Актом списания запасов по форме З-6, утвержденного приказом МФ РК от 20.12.2012г. № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Если компания имеет на балансе собственные автомобили и использует автомобили своих работников, то необходимо организовать раздельный учет затрат одним из методов, установленных в Учетной политике согласно МСФО(IAS) №2 и статье 58 Налогового кодекса РК.

Расчет износа(амортизации) АТС производится в соответствии с требованиями МСФО(IAS) №16, в зависимости от режима использования АТС. Рассчитанная величина амортизации и износа автошин и будет представлять минимальный размер компенсации, которая считается расходом согласно МСФО(IAS) №17.

Кроме этого, следует учитывать, что МСФО(IAS) №17 не признает в качестве дохода арендодателя страховые платежи и расходы на техническое обслуживание в т.ч. расход ГСМ, которые также относят к компенсационным.

Таким образом, при предоставлении работодателю личного АТС в пользование у работника не возникает налогооблагаемого дохода и ему возмещаются только затраты, связанные с нормальной эксплуатацией АТС.

Налогообложение доходов

Как указывалось выше, компенсационные затраты классифицируются как расходы компании по возмещению износа АТС и расходы на техническое обслуживание, которые определяются расчетным путем в приложении к Договору.

Компенсационные расходы в пределах расчетных, подтвержденные документально, относятся на вычеты из СГД юридического лица согласно статье  100 Налогового кодекса РК как расходы периода, связанные с деятельностью, направленной на получение дохода.

При обосновании налогообложения операции по предоставлению АТС в пользование, следует учитывать, что право пользования и право владения и пользования (аренда) АТС различаются не только в гражданском аспекте, но и в экономическом т.е.:

- работник, передающий право использования АТС не получает налогооблагаемого дохода, а ему компенсируются только произведенные расходы, сопутствующие нормальной эксплуатации АТС в служебных целях (компенсационная часть);

- работник-арендодатель, передающий право владения и пользования АТС, получает доход от арендной платы, которая включает затраты на техническую и коммерческую эксплуатацию АТС (компенсационная часть) и арендный процент (чистый доход).

Таким образом, учитывая что:

- Налогового кодекса РК не выделяет в своих нормах отдельно право пользования, а регламентирует только налогообложение услуг по аренде АТС, принадлежащих работникам;

- в аспекте статьи 155 Налогового кодекса РК термин физическое лицо и работник имеет одинаковое значение, то в целях налогообложения операции по передаче прав пользования допустимо применять по аналогии с арендой АТС, раздельно рассматривая при этом экономическое содержание каждой операции и его приоритет над формой.

Так, согласно пп.24 п.3 статьи  155 Налогового кодекса РК, не рассматриваются в качестве дохода физического лица:

- возмещение расходов физического лица-арендодателя, не являющегося индивидуальным предпринимателем, на содержание и ремонт имущества, переданного в аренду; или

- расходы арендатора на содержание и ремонт имущества, арендованного у физического лица, не зачитываемые в счет платы по договору аренды.

Таким образом, при выполнении условий пп.24 п.3 чт. 155 Налогового кодекса РК, суммы возмещения (компенсации) расходов на техническую и коммерческую эксплуатацию АТС, понесенные работодателем не будут рассматриваться в качестве дохода работника и с них не должен удерживаться индивидуальный подоходный налог (далее ИПН).

Кроме этого, в соответствии с п. 1 статьи  365 Налогового кодекса РК плательщиками налога на транспортные средства являются физические лица, имеющие объекты налогообложения на праве собственности, и юридические лица, имеющие объекты налогообложения на праве собственности, хозяйственного ведения или оперативного управления.

Следовательно, учитывая, что АТС передается с водителем-собственником без передачи права управления, то плательщиком налога на транспортные средства является работник компании, как владелец АТС.

Так как АТС относится к передвижным источникам эмиссии в окружающую среду, то согласно п. 1 статьи  493 Налогового кодекса РК плательщиками платы являются физические и юридические лица, осуществляющие деятельность на территории РК в порядке специального природопользования, поэтому плату должен осуществлять фактический пользователь АТС т.е. работодатель, путем подачи Декларации по плате за эмиссии в окружающую среду (форма 870.00).

Суммы компенсаций, не подтвержденные документально, использованные не по назначению, сверхнормативные, а также при отсутствии раздельного учета затрат на личные нужды и производственные цели, должны рассматриваться в качестве дохода работника в натуральной форме или в виде материальной выгоды и облагаться соответствующими налогами.

Документальное оформление

Пакет документов, необходимых для подтверждения затрат компенсационного характера, должен включать:

- штатное расписание компании, в которое включена должность работника, чей транспорт используется для поездок;

- должностная инструкция, устанавливающая, что производственная деятельность этого работника связана с необходимостью систематических служебных поездок;

- трудовой договор, в котором оговаривается возможность использования личного имущества на компенсационной основе;

- приказ директора компании с указанием общего объема работ по использованию ТС;

- договор на использование личного автотранспорта для служебных поездок;

- производственно-технические нормы расхода ГСМ, авторезины, утверждаемые ежегодно руководителем компании и разработанные на основании отраслевых норм, утвержденных постановлением Правительства РК от 11.08.2009 года № 1210;

- перечень затрат на текущее обслуживание (ТО, ЕО, СО, диагностика), который разрабатывается и утверждается в составе графика на планово-предупредительный ремонт по видам работ и в денежном выражении согласно ПТЭ, утвержденных постановлением Правительства РК от 28.02.08г. № 203;

- путевые и маршрутные листы;

- акты на списание ГСМ, авторезины и запчастей, приобретаемых при прохождении ТО;

- ксерокопия свидетельства о регистрации транспортного средства;

- ксерокопия удостоверения личности работника;

- чеки, счета-фактуры, накладные, акты на выполнение работ и услуг, и т.п.

6.2. Аренда личного транспорта работника (Арендодателя) для производственных целей работодателя (Арендатора) с получением дохода Арендодателем в виде арендной платы и распределением обязательных затрат между сторонами (передача прав владения и пользования)

Этот вариант может применяться путем заключения договоров на условиях, предусмотренных статьи  540-564 и 585-594-7 Гражданского кодекса РК между компанией и физическим лицом (далее ФЛ), не являющимся работником компании или работником компании в двух формах, различающихся между собой как по содержанию, так и по структуре затрат, распределяемых между сторонами, т.е.:

а) аренда автотранспорта без экипажа ( без водителя);

б) аренда автотранспорта с экипажем (с водителем).

Особенности оформления договоров, бухгалтерского учета и налогообложения доходов в этих случаях будут следующие: