ГОСТ 24.402-80
Система технической документации на АСУ
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ
System of technical documentation for computer
control systems. Registration, storage and access
Содержание
1. Общие положения
2. Организация учета
3. Хранение и обращение
4. Правила дублирования
Приложение. Справочное. Примеры заполнения карточек учета документов
Настоящий стандарт распространяется на техническую документацию на автоматизированные системы управления (АСУ) и устанавливает правила учета, хранения и обращения документов, перечень которых определен ГОСТ 24.101-80.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполняют по ГОСТ 2.501-68 с учетом требований настоящего стандарта, государственных стандартов других систем документации и Единой государственной системы делопроизводства, распространяющихся на отдельные документы, разработанные при создании АСУ.
1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяют в соответствии с ГОСТ 2.102-68 на подлинники, дубликаты и копии.
1.3. Учет и хранение подлинников должна осуществлять организация (предприятие) - держатель подлинника.
1.4. Полный комплект документов на АСУ, перечень которых установлен ГОСТ 24.101-80, подлежит, как правило, хранению в одной из организаций (предприятий) - участников создания АСУ.
Каждый из документов, входящих в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником, дубликатом или учтенной копией.
Документы, разработанные организацией (предприятием) - хранителем полного комплекта, включают в него в виде подлинников.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА
2.1.Для регистрации документов и присвоения им инвентарных номеров должны быть использованы инвентарные книги ПС форме 1 ГОСТ 2.501-68. Инвентарные книги подразделяют на: книги подлинников (ИКП);
книги копий (ИКК) документов, выполненных другими организациями;
книга дубликатов (ИКД);
каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядковые номера.
2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить при помощи карточек учета документов, выполненные по формам 2, 2а, 2б, 2в ГОСТ 2.501-68. В карточке учета документов допускается увеличивать вертикальный размер граф «Индекс предприятия», «Продолжение на листе», «Наименование» и «Обозначение» на 20 мм за счет уменьшения количества строк табличной части.
2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках картотеки. Их укомплектовывают по наименованиям АСУ и разделяют специальными разделителями. Карточки учета документов по каждой АСУ устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.
2.4. Подлинники передают на хранение несброшюрованными непосредственно из подразделения, осуществляющего нормоконтроль документов. При приемке подлинников сотрудник отдела (бюро) технической документации проверяет:
