Как составить опись по личному составу и личных дел (Ш.П. Байзакова, ведущий специалист отдела комплектования и документации архива президента Республики Казахстан)

06.12.2007

Как составить опись по личному составу и личных дел

Ш.П. Байзакова,

ведущий специалист отдела комплектования и документации

Архива Президента Республики Казахстан

Документы по личному составу содержат информацию, обеспечивающую социальные права граждан. Они используются при подтверждении трудового стажа, начислении пенсий, пособий, предоставлении льгот.

В соответствии с Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года № 326-I РК документы, образующиеся в деятельности учреждений и организаций, независимо от форм собственности, входят в Национальный архивный фонд (НАФ РК), в том числе и часть документов по личному составу.

Согласно ст.8 п.10 Закона РК «О труде», документы подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на пенсионное обеспечение по истечении сроков ведомственного хранения и при ликвидации организации передаются на государственное хранение.

Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений о составе и содержании дел.

Описи составляются отдельно на:

- дела по личному составу;

- личные дела уволенных работников.

К документам по личному составу относятся: приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перемещение), документы по начислению заработной платы, списки личного состава, списки работников и платежные поручения по перечислению обязательных пенсионных взносов, личные карточки (форма Т-2), личные дела и книги учета личных дел, акты о несчастных случаях, документы по награждению.

Лицевые счета по заработной плате формируются по структурным подразделениям и располагаются в них алфавитном порядке фамилий работников. В каждое дело формируются не более 250 листов.

Списки физических лиц и платежные поручения по перечислению обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело. Личные дела на каждого работника формируются в отдельные дела.

В состав личных дел входят заявление о приеме, увольнении, об отпусках и т. д., автобиографии, личный листок учета кадров, копия диплома, копии всех приказов, касающиеся работника, аттестационные листы, анкеты, протоколы аттестационной комиссии.

Индивидуальные трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.

Составление описи

На все завершенные дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными требованиями, составляется опись дел по личному составу.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

На документы по личному составу составляются следующие описи:

- опись с индексом «Л» по личному составу работников, куда входят приказы по личному составу, документы по заработной плате, списки работников и платежные поручения по перечислению обязательных пенсионных взносов;

- опись с индексом «ЛД» личных дел уволенных работников.

Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На каждом последующем листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.

Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным номером.

Опись дел содержит следующие элементы:

- наименование учреждения;

- наименование структурного подразделения;

- гриф утверждения коллегиальным органом (ЭПМК) Архива Президента Республики Казахстан;

- гриф утверждения с наименованием должности руководителя структурного подразделения, его подписью и датой;

- номер и название описи;

- описательные статьи;

- итоговая запись;

- должность и фамилия составителя;

- дата;

- гриф одобрения экспертной комиссии организации;

- запись о приеме-передаче дел в ведомственный архив.

Описательная статья описи дел предусматривает следующие графы:

- порядковый номер дела;

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов в деле;

- примечание (используется для отметок об особенностях физического со

стояния дел, о наличии копий и т. п.).

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел.

В описи по личному составу дела систематизируются по хронологически-номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- лицевые счета начисления заработной платы;

- списки работников и платежные поручения по перечислению пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды;

- личные карточки по учету личного состава (ф. Т-2).

Систематизация по хронологически-номинальному признаку означает, что сначала необходимо разделить дела по году создания документов, а внутри годовых разделов по степени важности, например:

На примере видно, что личные карточки уволенных работников группируются по году увольнения работника, а внутри года - по алфавиту.

Личные дела вносятся в самостоятельную опись дел. При большом количестве дел заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года - в алфавитном порядке фамилий работников. При небольшом количестве личных дел - только в алфавитном порядке.

Первый лист описи содержит наименование организации (последнее, в момент проведения научно-технической обработки), ее подчиненность, гриф утверждения.

Последний лист содержит сведения о количестве дел и гриф одобрения описи экспертной комиссией организации.

Отпечатанные и сверенные описи, снабженные необходимым научно-справочным аппаратом, оформляются, подписываются исполнителями и поступают на рассмотрение ЭПМК Архива Президента РК.

Опись дел организации составляется по следующей, установленной «Типовыми правилами ...», форме:

УТВЕРЖДЕНА

Протоколом ЭПМК Архива

Президента Республики Казахстан

от _____ 2006 г. №

УТВЕРЖДАЮ

На именование должности руководителя структурного подразделения

____ Расшифровка

(личная подпись)подписи Дата

Сводная опись дел по личному составу

за 2000-2001 годы

______ дел с № по №, в том числе:

В данную опись внесено _______

Литерные номера; Пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

Дата

Руководитель документационной службы организации

Расшифровка подписи

(личная подпись)

Расшифровка подписи

(личная подпись)

Дата

Руководитель ведомственного

архива организации

(личная подпись)

Расшифровка подписи 

ОДОБРЕНА

Протоколом ЭК наименование

организации

от ___________ 2006 г.

Список литературы

1. Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 г. № 326-I ЗРК с изменениями и дополнениями от 10 ноября 2001 г. № 256-II

2. Закон Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан» от 10 декабря 1999 г. № 493-I , с изменениями и дополнениями от 25 сентября 2003 г. № 484.

3. Основные правила работы ведомственных архивов. Астана, 2003 г.

4. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан. Астана, 2003 г.

5. Примерный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности государственных юридических лиц с указанием сроков хранения. Комитет по управлению архивами и документацией, 2000 г.

Источник: Прочие