07.11.2018
Порядок приема-передачи документов на государственное хранение в архивные учреждения
Г. Бекишева,
руководитель Управления обеспечения
сохранности и государственного учета
архивных фондов Архива Президента
Каждый документ имеет цикл жизни, в соответствии с которым ему нужно пройти путь от создания к сдаче в архив. Конечным пунктом может стать как ведомственный, так и государственный архив. Передача документов на архивное хранение, выполненная в соответствие с требованиями законодательства Республики Казахстан, обеспечивает необходимые условия для последующего использования документов.
Этапы подготовки передачи документов на архивное хранение состоят из нескольких видов работы:
первый этап - экспертиза научной и практической ценности документов. Начинать процедуру подготовки передачи дел на хранение следует с проведения экспертизы ценности документов. При проведении экспертизы ценности сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения от 26 января 2016 г. № 22 или номенклатуры дел. Экспертиза ценности позволяет выявить документы с временными сроками хранения. Помимо этого, экспертиза ценности подразумевает анализ документации, в ходе которого происходит отбор документов на постоянное и временное хранение. Те документы, которые нужно сохранить, необходимо будет сформировать в дела, описать их, переплести и передать на хранение в архив;
второй этап - составление описей дел. Важным условием передачи документов на архивное хранение является составление описей дел (приложение 1). Архивная опись - архивный справочник, который позволяет быстро ориентироваться в большом объеме информации. Опись представляет собой структурирование документов, подлежащих хранению и использованию.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на три группы: дела по основной деятельности организации, т.е. постоянного хранения, дела по личному составу и личные дела. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - дел постоянного хранения, опись № 2 л/с - дел по личному составу, опись № 3 л/д - личные дела уволенных сотрудников). На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт (приложение 2). В акте указываются наименования документов или дел, количество и сроки хранения;
