ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

Информация и документация. Управление документами

Часть 1. Понятия и принципы

System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Records management. Part 1. Concepts and principles

Введение

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

3 Термины и определения

4 Принципы управления документами

5 Документы и документные системы

5.1 Общие положения

5.2 Документы

5.3 Документные системы

6 Политика и распределение ответственности

6.1 Общие положения

6.2 Политика

6.3 Ответственность

6.4 Мониторинг и оценка

6.5 Компетентность и обучение

7 Анализ деловых процессов

7.1 Общие положения

7.2 Объем работ по анализу деловых процессов

7.3 Понимание деловой деятельности

7.4 Определение требований к документам

7.5 Внедрение требований к документам

8 Средства управления документами

8.1 Общие положения

8.2 Схемы метаданных документов

8.3 Схемы классификации рабочих процессов

8.4 Правила доступа

8.5 Правила отбора и передачи

9 Процессы создания, ввода в систему и управления документами

9.1 Общие положения

9.2 Создание документов

9.3 Ввод документов в систему

9.4 Классификация и индексирование документов

9.5 Управление доступом к документам

9.6 Хранение документов

9.7 Использование документов

9.8 Миграция и конвертирование документов

9.9 Отбор и передача документов на хранение или уничтожение

Библиография

Введение

Международный стандарт ИСО 15489-1 является частью серии стандартов ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документами».

Международный стандарт ИСО 15489-1 содержит понятия и принципы создания, ввода в систему и управления документами. Данный стандарт является основополагающим и содержит дальнейшие руководства и инструкции в отношении основных концепций, технических приемов и практических методов создания, ввода в систему и управления документами.

О документах и управлении документами

Документы являются одновременно свидетельствами деловой деятельности и информационными активами. Они отличаются от других информационных ресурсов на основании их доказательной роли при совершении деловых операций и их опоры на метаданные. Метаданные документов используются для определения и сохранения контекста, а также применения соответствующих правил по управлению документами.

Управление документами включает в себя следующее:

a) создание документов и их ввод в систему с целью доказательства ведения деловых операций;

b) принятие надлежащих мер по защите их аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования в условиях изменяющейся во времени деловой среды и требований к управлению документами.