Бухгалтерский учет расходов, связанных с приобретением
и содержанием легкового автомобиля
(Т. Кошелева, специалист ТОО «Сапа-Аудит»)
В соответствии с СБУ 6 «Учет основных средств» автомобиль, используемый на предприятии в качестве средства транспортировки, относится к основным средствам и учитывается по первоначальной стоимости. Первоначальная стоимость включает в себя покупную стоимость автомобиля, услуги по его доставке, расходы по оформлению транспортного средства, услуги посредников при покупке и оформлении и другие расходы, непосредственно связанные с приобретением автомобиля. Для учета транспортных средств в Типовом плане счетов бухгалтерского учета предназначен счет 124 «Транспортные средства». Поступление автомобиля на предприятие оформляется актом приемки-передачи.
Рассмотрим отражение в бухгалтерском учете поступления автомобиля в различных ситуациях.
Взнос в уставный капитал
Бухгалтерские проводки:
Д-т 511 К-т 503 - объявлен уставный капитал;
Д-т 124 К-т 511 - сделан взнос в уставный капитал имуществом в виде автомобиля.
Стоимость имущества, вносимого учредителями в качестве взноса в уставный капитал, определяется на основании соглашения сторон об оценочной стоимости согласно статье 59 Гражданского кодекса РК (далее - ГК РК). В случаях, когда стоимость вносимого в уставный капитал имущества превышает 20 000 месячных расчетных показателей (МРП), необходима независимая оценка имущества согласно статье 23 Закона РК «О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» от 22 апреля 1998 года № 220-I и статье 59 ГК РК. Если стоимость вносимого в уставный капитал имущества не превышает 20 000 МРП, его стоимость определяется общим собранием учредителей, о чем составляется протокол общего собрания учредителей.
Таким образом, документами, являющимися основанием для отражения в бухгалтерском учете вклада учредителя в уставный капитал, являются:
- протокол общего собрания учредителей о внесении в качестве вклада в уставный капитал транспортного средства по согласованной стоимости;
- акт независимой оценки транспортного средства, если его стоимость превышает 20 000 МРП.
Покупка автомобиля
Покупка автомобиля осуществляется на основании договора купли-продажи, в котором, кроме прочих условий, определяется стоимость приобретаемого автомобиля. Если продавцом автомобиля является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, то выписываются также накладная и счет-фактура.
Согласно статье 236 Кодекса РК «О налогах…» (Налоговый кодекс) налог на добавленную стоимость не зачитывается, если подлежит уплате в связи с получением легковых автомобилей, приобретаемых в качестве основных средств.
Бухгалтерские проводки:
Д-т 124 К-т 671 - оприходован автомобиль (НДС включен в стоимость автомобиля);
Д-т 671 К-т 441, 451 - произведена оплата за автомобиль.
По другим расходам, включаемым в первоначальную стоимость автомобиля, проводки могут быть следующими:
Д-т 124 К-т 671 - услуги по доставке автомобиля (НДС в зачет не относится согласно ст. 236 Налогового кодекса);
Д-т 671 К-т 441 - оплата за доставку автомобиля;
Д-т 124 К-т 333 - расходы на оформление автомобиля в ГАИ согласно авансовому отчету.
Поступление в порядке бартера
Автомобиль может быть приобретен в обмен на другое имущество - товары, материалы, основные средства и прочее, о чем составляется соответствующий договор.
Пример бухгалтерских проводок по приобретению автомобиля в обмен на товары:
Д-т 124 К-т 671 - оприходован легковой автомобиль (НДС в зачет не относится и включается в стоимость автомобиля);
Д-т 301 К-т 701 - доход от реализации товаров;
Д-т 301 К-т 633 - начислен НДС на реализованные товары;
Д-т 801 К-т 222 - списана себестоимость реализованных товаров;
Д-т 671 К-т 301 - произведен зачет взаимных требований согласно договору бартера.
Приобретение по импорту
Автомобиль может быть приобретен по заключенному с иностранным поставщиком внешнеэкономическому контракту. Импортируемый автомобиль в обязательном порядке проходит таможенное оформление. При этом производится уплата в бюджет акциза, НДС, таможенного сбора, таможенной пошлины. Кроме того, оплачиваются услуги компании, осуществляющей печать грузовой таможенной декларации (ГТД) и другие сопутствующие услуги, например, хранение автомобиля на складе временного хранения, разгрузка, погрузка и т.д.
Бухгалтерские проводки:
Д-т 124 К-т 671 - стоимость автомобиля по инвойсу поставщика;
Д-т 124 К-т 671 - таможенный сбор, пошлина, акциз;
Д-т 124 К-т 441 - НДС уплачен при таможенном оформлении;
Д-т 124 К-т 333, 671 - прочие расходы согласно документам поставщиков услуг или авансовому отчету.
Покупная стоимость автомобиля в тенге (по инвойсу иностранного поставщика, выписанному в иностранной валюте) определяется в соответствии с СБУ 9 «Учет операций в иностранной валюте» путем пересчета по рыночному курсу обмена валют на дату совершения операции. В данном случае применяется рыночный курс на дату штампа «Выпуск разрешен» в ГТД.
Безвозмездное получение
Предприятие может получить транспортное средство на безвозмездной основе. Это может быть осуществлено по договору дарения, в качестве безвозмездной помощи и т.п. При этом стоимость полученного транспортного средства определяется одним из способов: по соглашению сторон, устанавливается экспертом-оценщиком или определяется согласно передаточным документам (накладная, счет и т.д.) от передающей стороны.
Бухгалтерская проводка:
Д-т 124 К-т 727 - оприходован автомобиль.
Безвозмездно полученное имущество отражается в составе доходов от неосновной деятельности и подлежит включению в совокупный годовой доход налогоплательщика (пп. 14 п. 2 ст. 80 Налогового кодекса).
Поступление по договору аренды
Автомобиль может поступить на предприятие по договору текущей аренды (любой вид аренды, за исключением финансируемой аренды - лизинга). При этом арендованное транспортное средство отражается в составе активов арендодателя. У арендатора арендованное имущество отражается на забалансовом счете 001.
В случае лизинга (финансируемой аренды) автомобиль отражается в составе основных средств лизингополучателя (арендатора).
Бухгалтерские проводки по поступлению автомобиля по договору лизинга:
Д-т 124 К-т 671 - оприходован автомобиль,
Д-т 671 К-т 441 - оплата производится в виде лизинговых платежей, определенных договором лизинга.
В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникают различного рода расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. Рассмотрим учет таких расходов.
Амортизация
В процессе эксплуатации транспортные средства подвергаются физическому износу, то есть происходит ухудшение их эксплуатационных качеств в результате механических повреждений, старения металла, воздействия окружающей среды и действия других факторов. Стоимостным выражением износа является амортизация.
Согласно СБУ 6 «Учет основных средств» начисление амортизации в бухгалтерском учете производится одним из следующих методов:
- методом прямолинейного списания стоимости;
- производственным методом;
- ускоренным методом.
Наиболее простым и распространенным методом начисления амортизации является метод прямолинейного (равномерного) списания стоимости. Данный метод применим к тем автомобилям, которые используются в деятельности предприятия постоянно, можно сказать, равномерно, независимо от объемов производимых товаров, работ, услуг и доходы от их использования одинаковы в каждом отчетном периоде на протяжении всего срока эксплуатации, например, к легковым автомобилям, используемым в качестве служебного автотранспорта. При использовании данного метода амортизационные отчисления рассчитываются исходя из предполагаемого срока полезной службы автомобиля и его ликвидационной стоимости - возможной стоимости автомобиля при его выбытии или стоимости запчастей при его ликвидации.
Амортизируемая стоимость = первоначальная стоимость - ликвидационная стоимость.
Амортизация годовая = амортизируемая стоимость : срок службы в годах.
Амортизация за месяц = амортизация годовая : 12 месяцев.
Начисление амортизации по вновь введенным в эксплуатацию автомобилям начинается, а по выбывшим - заканчивается начиная с 1 числа месяца, следующим за месяцем поступления или соответственно выбытия автомобилей. Для учета износа (амортизации) автомобилей используется счет 133 «Износ транспортных средств».
Бухгалтерская проводка:
Д-т 821, 935 К-т 133 - начислена амортизация автомобиля.
Страхование
На практике предприятия в связи с наличием и эксплуатацией транспортных средств, как правило, заключают договоры страхования самих транспортных средств (добровольное страхование) и договоры страхования гражданско-правовой ответственности владельцев транспортных средств (обязательное страхование).
Договоры страхования заключаются с организацией-страховщиком, имеющей лицензию на право осуществления деятельности по данному виду (классу) обязательного страхования. Договоры заключаются в письменной форме путем выдачи страхователю страхового полиса, содержащего все предусмотренные законодательством условия страхования.
В бухгалтерском учете расходы по страхованию отражаются в составе расходов периода. При этом необходимо соблюдение принципа начисления, требующего, чтобы доходы и расходы отражались в том отчетном периоде, в котором они фактически имели место. На практике возникают ситуации, когда срок действия договора страхования не совпадает с календарным отчетным периодом.
Например, предприятием уплачена страховая премия в размере 17 400 тенге по договору страхования со сроком действия с 1 мая 2005 года по 30 апреля 2006 года. Рассчитаем суммы страховых премий, подлежащих отнесению на расходы в 2005 и 2006 годах.
2005 г.: 17 400 тенге : 12 мес. · 8 мес. = 11 600 тенге,
2006 г.: 17 400 тенге : 12 мес. · 4 мес. = 5 800 тенге.
Бухгалтерские проводки в 2005 году:
Д-т 341 К-т 441 - 17 400 тенге - оплачена страховая премия;
Д-т 821 К-т 341 - 11 600 тенге - расходы по страхованию. Данную проводку при необходимости можно делать ежемесячно (ежеквартально) на сумму страховой премии, рассчитанной на месяц (квартал).
Расходы на налог на транспортные средства
Налог на транспортные средства исчисляется и уплачивается в соответствии со статьями 345-348-1 Налогового кодекса.
Бухгалтерские проводки:
Д-т 821 К-т 638 - начислен налог на транспортные средства;
Д-т 638 К-т 441 - уплачен налог.
Расходы на топливо
Для отражения в бухгалтерском учете расходов на топливо необходимо оформление следующих документов:
- путевой лист,
- акт списания.
Расчет топлива, подлежащего списанию за отчетный период, производится исходя из пробега автомобиля и нормы расхода топлива на 100 км следующим образом:
пробег в км : 100 км · норма расхода на 100 км
Пробег автомобиля за отчетный период указан в путевом листе. Базовые нормы расхода на 100 км для отдельных моделей автомобилей указаны в «Правилах по нормированию расхода горюче-смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники», утвержденных совместным приказом Министерства транспорта и коммуникаций Республики Казахстан от 20 июля 2001 года № 226-I и Министерства энергетики и минеральных ресурсов Республики Казахстан от 16 июля 2001 года № 176. В соответствии с этими Правилами к базовой норме могут быть применены поправочные коэффициенты, учитывающие климатические и иные условия эксплуатации автомобиля:
норма расхода на 100 км = базовая норма · суммарный коэффициент
Для определения нормы расхода топлива на автомобиль, не указанный в вышеназванных Правилах, можно обратиться в Управление автотехнических экспертиз при Союзе водителей.
Бухгалтерская проводка по расходу топлива:
Д-т 821, 921, 931 К-т 203 - списано топливо на основании акта списания.
Расходы на ремонт и содержание автомобиля
В процессе эксплуатации автомобили подвергаются физическому износу, различным поломкам, отдельные части изнашиваются, приходят в негодность быстрее, чем автомобиль в целом. В связи с этим возникает необходимость осуществления ремонта.
Ремонт автомобилей, как и основных средств вообще, подразделяется на капитальный и текущий.
Капитальным ремонтом автомобилей является ремонт, проводимый с периодичностью свыше одного года, когда автомобиль подвергается частичной разборке, при этом производится замена основных узлов и деталей - двигателя, коробки передач, мостов и т.п. Если произведенный ремонт ведет к значительному улучшению технических характеристик автомобиля, увеличению будущих экономических выгод от его использования и увеличению срока его полезной эксплуатации, то такие расходы являются затратами капитального характера и увеличивают первоначальную стоимость автомобиля. Все другие последующие затраты признаются расходами периода, в котором они были произведены.
Текущий ремонт автомобиля производится, как правило, по мере необходимости и представляет собой замену или исправление изношенных деталей (запасных частей) для поддержания автомобиля в рабочем состоянии. При этом не требуется долгосрочной приостановки эксплуатации автомобиля. Кроме того, может проводиться планово-предупредительный ремонт для профилактики поломок транспортных средств.
Большое значение в учете ремонта автомобилей имеет его правильное документальное оформление, что позволяет отразить в учете фактически произведенные затраты и обеспечивает контроль за целевым использованием денежных средств.
Ремонт может быть произведен предприятием самостоятельно или с привлечением сторонних лиц. При осуществлении ремонта автомобиля собственными силами, прежде всего, составляется дефектная ведомость, в которой отражаются все неисправности, подлежащие исправлению, затем составляется смета на ремонт автомобиля, которая утверждается руководителем предприятия. После этого осуществляется закуп запасных частей, необходимых для проведения ремонта, которые учитываются по счету 205 «Запасные части». Списание запасных частей, использованных на ремонт автомобиля, оформляется актом списания и отражается проводками:
Д-т 821, 934 К-т 205 - списаны запасные части на текущий ремонт;
или
Д-т 124 К-т 205 - списаны запчасти на капитальный ремонт.
При проведении ремонта автомобиля сторонней организацией делаются следующие проводки на основании акта выполненных работ и счета-фактуры поставщика услуг:
Д-т 821, 934 К-т 671 - затраты на текущий ремонт;
или
Д-т 124 К-т 671 - затраты на капитальный ремонт;
и
Д-т 331 К-т 671 - на сумму НДС.
В бухгалтерском учете все расходы на ремонт автомобиля следует учитывать по отдельной статье «Ремонт основных средств». Это необходимо, во-первых, для организации аналитического учета в управленческих целях, а во-вторых, облегчит налоговый учет расходов на ремонт.
Следует отличать затраты на ремонт от затрат, связанных с регулярной заменой расходных материалов (моторное масло, фильтры, тормозная жидкость, свечи зажигания и т.п.). Такие расходы относятся к расходам периода, в котором они фактически произведены, по статье затрат «Содержание транспорта» или «Списание материалов» и отражаются проводкой:
Д-т 821, 931, 938 К-т 205-206, 671 - затраты на расходные материалы и их замену.