Қазақстан Республикасы
Үкіметінің
2009 жылғы 30 желтоқсандағы
№ 2315 қаулысымен
бекітілген
Осы редакция 2011 жылғы 22 шілдеде енгізілген өзгерістеріне дейін қолданылды
«Мұрағаттық анықтамалар беру»
мемлекеттік қызмет стандарты
1. Жалпы ережелер
1. Осы «Мұрағаттық анықтамалар беру» стандарты (бұдан әрі - стандарт) заңдық күші бар және оның негізінде құжаттарды іздеу деректерін көрсете отырып сұраныстың мәні туралы құжаттық ақпаратты қамтитын мұрағаттың ресми құжаты - мұрағаттық анықтама беру жөнінде мемлекеттік қызмет көрсету (бұдан әрі - мемлекеттік қызмет көрсету) тәртібін анықтайды.
2. Көрсетілетін мемлекеттік қызметтің нысаны автоматтандырылмаған.
3. Мемлекеттік қызмет Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 15-бабы 5-тармағының негізінде көрсетіледі.
4. Мемлекеттік қызмет тізбесі осы стандарттың 1 және 2-қосымшаларын дакөрсетілген мемлекеттік мұрағаттар (бұдан әрі - Мұрағат), сондай-ақ баламалы негізде халыққа қызмет көрсету орталықтары (бұдан әрі - Орталық) арқылы көрсетіледі.
5. Мемлекеттік қызметтің аяқталу нысаны мұрағаттық анықтаманы, мұрағат құжаттарының көшірмелерін немесе үзінділерін (бұдан әрі - мұрағаттық анықтама) беру болып табылады.
6. Мемлекеттік қызмет жеке және заңды тұлғаларға (бұдан әрі - тұтынушы) көрсетіледі.
7. Мемлекеттік қызмет мынадай мерзімдерде көрсетіледі:
Мұрағатқа өтініш білдірген кезде:
құжаттар Мұрағат кеңсесінде тіркелген күнінен бастап он бес күнтізбелік күн ішінде;
мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты бес жылдан астам құжаттарды зерделеу қажет болған жағдайларда Мұрағат басшысы, не осыған уәкілеттік берілген тұлға мемлекеттік қызметті көрсету мерзімін отыз күнтізбелік күннен аспайтын мерзімге ұзартуы мүмкін, бұл туралы құжаттар тіркелген күнінен бастап үш күнтізбелік күн ішінде тұтынушыға хабарланады;
едәуір уақыт шығыны мен еңбекті қажет ететін генеалогиялық және тақырыптық сипаттағы ақпаратты анықтау жөнінде мемлекеттік қызмет көрсету ол түпкілікті орындалғанға дейін қосымша бақылауға қойылады, бұл туралы құжаттар тіркелген күнінен бастап үш күнтізбелік күн ішінде тұтынушыға хабарланады.
Мемлекеттік қызметті көрсету үшін қажетті құжаттарды тапсырған кезде, сондай-ақ құжаттарды алу көзінде кезек күтудің рұқсат етілген ең ұзақ уақыты - 15 минут.
Орталыққа өтініш білдірген кезде:
Мүрағатқа Орталық құжаттарды жіберген сәттен бастап 30 күнтізбелік күн ішінде;
мемлекеттік қызметті көрсету үшін қажетті құжаттарды тапсырған кезде, сондай-ақ құжаттарды алу көзінде кезек күтудің рұқсат етілген ең ұзақ уақыты - 30 минут.
Генеалогиялық және тақырыптық сипаттағы мұрағаттық анықтама беру жөніндегі мемлекеттік қызметті тек Мұрағаттар ғана көрсетеді.
8. Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 17-бабының 1-тармағына сәйкес тапсырыс бойынша генеалогиялық және тақырыптық сипаттағы ақпаратты айқындауды тапсырыс бойынша жүргізуді және мұрағат құжаттарын кешіріп алуды қоспағанда мемлекеттік қызмет ақысыз болып табылады.
Бұл жағдайда, мемлекеттік қызмет көрсетуге арналған шарт жасалады, онда орындалған жұмыс үшін ақы төлеу тәртібі келісіледі. Қызмет көрсетуге ақы төлеу Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің бұйрығымен бекітілген баға прейскурантында белгіленген есептеулерге және Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 8 ақпандағы № 183 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік бюджет есебінен қаржыландырылатын мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардың ақылы қызмет көрсету және одан түскен қаржыны пайдалану ережесіне сәйкес жүргізіледі.
Төлем Қазақстан Республикасының банктері арқылы жүргізіледі, оған төлем мөлшері мен күнін растайтын түбіртек беріледі.
9. Мемлекеттік қызметті көрсету тәртібі мен оған қажетті құжаттар туралы толық ақпарат электронды Үкімет порталында: www.е.gov.kz, Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігініқ интернет-ресурсында: www.mki.gov.kz, ресми ақпарат көздерінде, тізбесі осы стандартқа 1 және 2-қосымшаларда көрсетілген мемлекеттік қызмет көрсету орындарындағы ақпараттық тақталар мен стенділерде орналастырылады.
Мұрағатқа өтініш білдірген кезде:
сенбі мен жексенбіні қоспағанда, күн сайын. Құжаттарды қабылдау сағат 9.00-ден 18.30-ға дейін, түскі үзіліс сағат 13.00-ден 14.30-ға дейін. Қабылдау кезекке тұру тәртібімен, алдын ала жазылусыз және жеделдетілген қызмет көрсетусіз жүзеге асырылады;
Орталыққа өтініш білдірген кезде:
жексенбі және мереке күндерін қоспағанда, аптасына алты күн, оның сағат 9-00-ден 20-00-ге дейін үзіліссіз жұмыс істеуін қамтамасыз ететін, филиалдар мен өкілдіктер үшін сағат 9-00-ден 19-00-ге дейін бір сағаттық түскі үзіліспен жұмыс кестесі белгіленеді. Қабылдау «электронды» кезек тәртібімен, алдын ала жазылусыз және жедел қызмет көрсетусіз жүзеге асырылады.
11. Қызмет дене мүмкіндіктері шектеулі адамдарға қызмет көрсету шарттары көзделген, сондай-ақ қажетті құжаттардың тізбесі бар стендтермен жарақтандырылған үй-жайлары бар Мұрағат ғимаратында көрсетіледі.
Мұрағат үй-жайында құқықтық тәртіпті сақтау үшін тәулік бойына күзет бекеті, өртке қарсы сигнализация және басқа да қауіпсіздік шаралары бар.
Мемлекеттік қызмет тұтынушының тұрғылықты жері бойынша Орталық ғимаратында да көрсетіледі, мұнда дене мүмкіндіктері шектеулі тұтынушыларға қызмет көрсету үшін жағдайлар көзделген. Залда анықтама бюросы, тосып отыратын креслолар, толтырылған бланк үлгілері бар ақпараттық стенділер орналастырылады.
2. Мемлекеттік қызмет көрсету тәртібі
12. Тұтынушы мемлекеттік қызметті алу үшін мыналарды ұсынады:
Мұрағатқа өтініш білдірген кезде:
1) расталуы қажет мәліметтер көрсетілген өтінішті (хатты);
2) тұтынушының жеке басын куәландыратын құжатты немесе сенім білдірілген тұлғаның (жеке қабылдау көзінде) өкілеттігін куәландыратын құжатты;
Орталыққа өтініш білдірген кезде:
1) мемлекеттік қызмет көрсету туралы өтінішті;
2) расталуы қажет мәліметтер көрсетілген өтінішті (хатты);
3) тұтынушының жеке басын куәландыратын немесе сенім білдірілген тұлғаның өкілеттігін куәландыратын құжаттың түпнұсқасы мен көшірмесі.
Құжаттар пакетін қабылдаған кезде Орталық қызметкері көшірмелерді түпнұсқамен сәйкестігін тексеріп, түпнұсқаны тұтынушыға қайтарады.
Қажет болған жағдайда тұтынушы өтінішке (хатқа) тиісті құжаттар мен материалдарды, не оның көшірмелерін қоса береді.
13. Мемлекеттік қызметті алу үшін бланкілерді толтыру талап етілмейді, өтініштер еркін нысан бойынша қабылданады.
Орталықта мемлекеттік қызмет көрсету туралы өтініштердің бланкілері күту залындағы арнайы тағанда орналастырылады, не Орталықтың консультанттарында болады.
14. Мемлекеттік қызметті Мұрағат арқылы алу үшін осы стандарттың 12-тармағында көрсетілген құжаттар тізбесі осы стандарттың 1-қосымшасында көрсетілген Мұрағаттарға тапсырылады.
Орталықта құжаттарды қабылдау «терезелер» арқылы жүзеге асырылады, онда «терезелердің» мақсаттары, орындайтын функциялары туралы ақпарат орналастырылады, сондай-ақ Орталық инспекторының аты, әкесінің аты, тегі және лауазымы көрсетіледі.
Орталық инспекторы осы стандарттың 12-тармағына сәйкестігіне құжаттардың толықтығын тексеруді, журналға тіркеуді және құжаттарды жинақтаушы бөлімнің инспекторына беруді жүзеге асырады.
Орталықтың жинақтаушы бөлімінің инспекторы құжаттарды жинауды, тізілім жасауды және Мұрағатқа жіберуді жүзеге асырады.
Орталық өтініштерді қоса берілген құжаттармен бірге Мұрағатқа осы өтініштерді қабылдаған күні арнайы байланыс арқылы кемінде екі мәрте жеткізіп отырады.
Мұрағат құжаттарды алған соң осы стандарттың 12-тармағына сәйкестігін тексереді, түскен құжаттарды жеке және заңды тұлғалардың сұраныстарын тіркеу кітабына (журналына) тіркейді.
Орындалған (дайын) құжаттар Мұрағаттан Орталыққа тиісті құжаттардың қабылданғаны туралы қолхатта көрсетілген беру мерзімінің аяғына дейінгі бір жұмыс күнінен кешіктірілмей келіп түседі.
15. Тұтынушының мемлекеттік қызметті алғанын Мұрағаттың осы стандарттың 12-тармағында көрсетілген барлық қажетті құжаттарды қабылдап алғанын көрсете отырып, қызмет алуға ұсынылған құжаттарды тіркеу кітабына (журналына) тіркеуі растайды.
Құжаттарды Орталық арқылы қабылдаған жағдайда тұтынушыға:
1) сұраудың нөмірі мен қабылданған күні;
2) сұратылған мемлекеттік қызмет түрі;
3) қоса берілген құжаттардың саны мен атаулары;
4) құжаттарды беру күні (уақыты) мен орны;
5) Орталықтың құжаттарды ресімдеуге арналған өтінішті қабылдаған инспекторының аты, әкесінің аты, тегі көрсетілген тиісті құжаттарды қабылдау туралы қолхат беріледі.
16. Мұрағат қызметкері мұрағаттық анықтаманы тұтынушыға (сенімді тұлғаға) жеке өзі келгенде береді, не пошта арқылы немесе Орталыққа жібереді.
Тұтынушыға дайын құжаттарды беру осы стандарттың 1-қосымшасында көрсетілген мекенжайлар бойынша Мұрағаттарда жүргізіледі.
Орталықта тұтынушыға дайын құжаттарды беруді Орталық инспекторы қолхаттың негізінде онда көрсетілген мерзімде «терезелер» арқылы жүзеге асырады.
17. Тұтынушының осы стандарттың 12-тармағында көрсетілген құжаттардың біреуін ұсынбауы мемлекеттік қызмет көрсетуді тоқтата тұруға негіз болып табылады.
Сұрауды орындау үшін қажетті мәліметтердің болмауы мемлекеттік қызмет көрсетуден бас тартуға негіз болып табылады.
Мұрағаттар құжаттарды ресімдеу көзінде жіберілген қателіктер анықталғанда, не осы стандарттың 12-тармағында көрсетілген құжаттардың толық пакеті ұсынылмаған кезде құжаттар пакетін қабылдағаннан кейін үш жұмыс күні ішінде қайтару (бас тарту) себептерін жазбаша негіздей отырып тұтынушыға немесе Орталыққа қайтарады.
Орталық құжаттар пакетін қабылдаған соң тұтынушыға бір жұмыс күні ішінде хабарлайды және Мұрағаттың қайтару (бас тарту) себебі туралы жазбаша негіздемесін береді.
Егер тұтынушы құжаттарды мерзімінде алмаған жағдайда, Орталық оларды 1 ай мерзімде сақтауды қамтамасыз етеді, одан кейін оларды Орталық мұрағатына тапсырады.
18. Мұрағаттың және Орталықтың қызметі адамның конституциялық құқықтарын, қызметтік борышты орындау көзінде заңдылықты сақтауға негізделеді және сыпайылық, жеткілікті әрі толық ақпаратты ұсыну, оның сақталуын, қорғалуын және құпиялылығын қамтамасыз ету қағидаттарымен жүзеге асырылады.
19. Тұтынушыларға мемлекеттік қызмет көрсету жұмысының нәтижелері осы стандарттың 3-қосымшасына сәйкес сапа және қол жетімділік көрсеткіштерімен өлшенеді.
20. Мемлекеттік қызметтің сапасы мен қол жетімділігінің мақсатты көрсеткіштерін облыстардың, Астана, Алматы қалаларының мұрағаттар мен құжаттама басқармаларының басшы қызметкерлерінен арнайы құрылған жұмыс тобы жыл сайын бекітеді.
21. Мұрағаттың уәкілетті лауазымды тұлғаларының әрекетіне (әрекетсіздігіне) шағымдану тәртібін Мұрағат директорлары мен облыстардың, Астана, Алматы қалаларының мұрағаттар мен құжаттама басқармаларының басшылары түсіндіреді.
Орталық инспекторының әрекетіне (әрекетсіздігіне) шағым беру тәртібі туралы ақпаратты Орталықтың ақпараттық-анықтамалық қызметінің телефоны бойынша алуға болады: 58-00-58.
22. Мемлекеттік қызмет көрсету сапасына наразылық болған жағдайда Мұрағат директорының атына, облыстардың, Алматы, Астана қалаларының мұрағаттар мен құжаттама басқармаларының басшыларына шағым беріледі.
Шағым жазбаша түрде поштамен, не қолдан Мұрағат кеңсесі арқылы осы стандарттың 1-қосымшасында көрсетілген мекенжайларда қабылданады.
Орталық арқылы мемлекеттік қызметті көрсету сапасына қатысты шағым Орталық директорының атына беріледі. Орталық мекенжайлары мен телефондары осы стандарттың 2-қосымшасында көрсетілген.
Даулы мәселелер азаматтық сот ісі тәртібімен шешіледі.
23. Қабылданған шағым Мұрағаттың және Орталықтың кіріс хат-хабарды есепке алу журналында тіркеледі және «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Қазақстан Республикасының Заңында белгіленген мерзімде қаралады.
Шағымның екінші данасы не шағымның көшірмесі шағымды қабылдағанын растайтын құжат болып табылады, онда шағымды қабылдайтын тұлға берілген шағымға жауап алу мерзімі мен орнын және шағымның қаралу барысы туралы білуге болатын лауазымды адамдардың байланыс деректерін көрсетеді.
Шағымды қарау нәтижелері туралы тұтынушыға жазбаша түрде пошта арқылы не электронды поштамен хабарланады.
24. Мұрағат пен Орталық басшыларының жұмыс істеу және қабылдау кестелері осы стандарттың 10-тармағында көзделген Мұрағат пен Орталықтың жұмыс кестесіне сәйкес анықталады.
Мұрағаттар пен Орталықтардың мекенжайлары, байланыс телефондары осы стандарттың 1 және 2-қосымшасында, сондай-ақ ресми ақпарат көздерінде және Мұрағат пен Орталықтың үй-жайларында орналастырылған стенділерде көрсетілген.
25. Ұсынылатын мемлекеттік қызмет туралы қосымша ақпаратты Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің интернет- ресурсынан алуға болады: www.mki.gov.kz.
мемлекеттік қызмет стандартына
1-қосымша
Мемлекеттік мұрағаттардың мекенжайы