Учет запасов в примерах (C. Кайдарова, аудитор ТОО «Береке-Аудит», CIPA, профессиональный бухгалтер РК) (5 апреля 2012 г.) (утратил силу)

- контроль за своевременным и полным оприходованием запасов, их сохранностью, соблюдением установленных норм расхода, достаточностью запасов на складах Компании;

- своевременное и полное документирование всех операций по движению запасов и правильное исчисление их фактической себестоимости;

- контроль за состоянием запасов с целью определения ненужных и неликвидных запасов и их реализацией.

Приобретение запасов (товаров)

Приобретение запасов осуществляется уполномоченными службами Компании (Отдел закупа, Отдел покупок и др.).

Первоначальное отражение запасов, их движение и выбытие производится Компанией только при наличии первичных документов (накладных на приобретение запасов, товарно-транспортная накладная, железнодорожная накладная, счет фактура, сертификат качества, Актов приема- передачи и др).

Запасы могут приобретаться как на местном рынке (Республика Казахстан), так и на условиях импорта по внешнеторговым контрактам.

Датой признания в учете Компании Запасов, приобретенных или полученных безвозмездно на территории Республики Казахстан, является дата, указанная в накладной на приобретение товара и оформление Приходного ордера на товар, связанных с правом собственности на эти запасы.

Примеры оформления документов приведены в Разделе «Складской учет».

Вновь приобретенные (или произведенные внутри Компании) запасы приходуются по фактической себестоимости.

Фактическая себестоимость запасов включает все затраты на приобретение, переработку и прочие затраты, понесенные для того, чтобы запасы были готовы к использованию.

Компанией в стоимость приобретения запасов включаются все необходимые затраты, связанные с их приобретением:

- цена покупки запасов, согласно выставленному счету от поставщика;

- стоимость услуг по транспортировке, экспедированию запасов от поставщика (места перехода рисков и выгод и т.п.) до места их хранения;

- расходы по хранению, если они необходимы в процессе производства для подготовки следующего этапа;

- комиссионные вознаграждения снабженческим и посредническим организациям, стоимость услуг погрузки, разгрузки;

- другие расходы, связанные с приобретением запасов.

Пример приобретения запасов в РК. Компания приобрела цемент, Марки А 700 у Поставщика «А» в РК стоимостью 600 000 тенге, НДС составил 72 000 тенге, стоимость доставки товаров составила 20 000 тенге, комиссионное вознаграждение за посреднические услуги по приобретению составили 2 000 тенге.

Стоимость цемента, приобретенного в РК, составила: 622 000 тенге (600 000 + 20 000 + 2 000).

Затраты, не включаемые в стоимость запасов

В стоимость запасов Компанией не включаются расходы по хранению, не связанному с необходимостью технологического процесса производства.

Например: цемент, Марки А700, приобретенный Компанией, хранился на складе сторонней организации один месяц. Стоимость расходов по хранению за месяц составила 5 000 тенге.

Компания отразила расходы по хранению цемента в составе расходов на реализацию Компании.

Приобретение по импорту

Датой признания в учете Компании Запасов, приобретенных или полученных безвозмездно по импорту, является дата перехода к Компании большинства рисков и выгод (преимуществ), связанных с правом собственности на эти запасы.

Это право определяется условиями поставки в соответствии с Международными правилами толкования торговых терминов Инкотермс и в обязательном порядке закрепляется в договорах поставки запасов.

Например: Компания по инвойсу и ГТД (кроме государств Таможенного союза) от 10.06.2011 г. (дата выпуска в свободное обращение) приобрела металлочерепицу в Германии на условиях СIР запасы на сумму $ 1 000, курс доллара на указанную дату составлял 148 тенге за 1 доллар.

По условиям договора предполагается последующая оплата, после поставки металлочерепицы в течение 10 дней.

Отгрузка запасов на транспортное средство произведена 20.06.2011 г. (штамп об отгрузке, указанный в товаросопроводительных документах), курс доллара на дату отгрузки составлял 147 тенге за 1 доллар.

Стоимость приобретенной металлочерепицы будет признана в учете Компании на дату перехода значительных рисков и выгод, т.е. 20.06.2011 г. и составит 147 000 тенге (147 × $ 1 000).

Например: Компания по инвойсу и ГТД от 22.08 хх г. (дата выпуска в свободное обращение) приобрела в Киргизии на условиях ЕХW металлочерепицу на сумму $ 2 000, курс доллара на указанную дату составлял 145 тенге за 1 доллар. Отгрузка запасов с завода произведена 13.08.хх, курс доллара составил 144 тенге, запасы погружены на транспортное средство 15.08хх г., курс доллара составлял 143 тенге за 1 доллар.

Стоимость приобретенных запасов будет признана в учете Компании на дату перехода значительных рисков и выгод, т.е. когда товар отгружен на заводе, т.е. 13.08.хх г. и составит 298 000 тенге (144 × $ 2 000).

При приобретении запасов по импорту Компанией в стоимость запасов, кроме вышеперечисленных расходов, дополнительно включаются следующие расходы:

- сборы и пошлины на ввоз, услуги по оформлению импорта запасов;

- расходы на сертификацию, страхование груза;

- прочие расходы, прямо связанные с приобретением запасов.

Основными документами, подтверждающими приобретение запасов по импорту, являются:

- товарно-сопроводительная документация - сертификаты качества товаров, упаковочный лист, спецификация, комплектовочная ведомость и др.;

- транспортная, экспедиторская и страховая документация - железнодорожная накладная и ее копии (дубликат железнодорожной накладной международного грузового сообщения, квитанция железнодорожной накладной внутреннего грузового сообщения, багажная квитанция, коносамент, накладные автотранспортного, речного и воздушного сообщения и пр.), страховой полис или сертификат;

- расчетная документация - инвойсы или счета-фактуры, расчетные спецификации (когда товар представляет собой комплект частей, каждая из которых имеет стоимость);

- таможенная документация - грузовая таможенная декларация (ГТД) с отметкой таможенных органов «выпуск разрешен», сертификат о происхождении товара, справка об уплате пошлин, акцизов, сборов;

- претензионная документация - претензионное письмо, исковое заявление в суд или арбитраж, постановление об удовлетворении или отклонении иска;

- документы по недостаче и порче товаров - коммерческий акт на недостачу, аварийный сертификат.

Примеры приобретения запасов при импортной поставке:

1) Компания приобрела металлочерепицу стоимостью $ 60 000, стоимость доставки составила 200 000 тенге, таможенные сборы составили 10 000 тенге, таможенная пошлина 50 000 тенге, затраты на юриста по составлению договора (Контракта) - 10 000 тенге, комиссионное вознаграждение посреднической организации по поиску поставщика металлочерепицы - 15 000 тенге, расходы по сертификации составили - 5 000 тенге.

Согласно условиям заключенного договора поставка металлочерепицы из Германии осуществлялась на условиях 100% предварительной оплаты (авансовых платежей). Переход рисков и выгод к Покупателю происходит при передаче металлочерепицы на складе Получателя.

Курс доллара на дату авансового платежа - $150, курс доллара на дату перехода рисков и выгод к покупателю (Компании) - $145.

Себестоимость самой металлочерепицы составляет: 9 000 000 тенге ($ 60 000 × 150), т.е. определяется по курсу авансового платежа.

Прочие расходы, включаемые в стоимость приобретения металлочерепицы:

- стоимость доставки - 200 000 тенге;

- таможенные сборы - 10 000 тенге,

- таможенные пошлины - 50 000 тенге;

- затраты на юриста - 10 000 тенге

- комиссионное вознаграждение - 15 000 тенге;

-расходы по сертификации - 5 000 тенге.

Итого прочие расходы по себестоимости приобретения запасов (металлочерепицы) составили: 290 000 (200 000 + 10 000 +50 000 + 10 000 + 15 000 + 5 000) тенге.

Таким образом, полная себестоимость приобретенной металлочерепицы по импорту составила 9 290 000 (9 000 000 + 290 000) тенге.

Эта стоимость отражается Компанией в учете как первоначальная стоимость.

2) Компания приобрела металлочерепицу в Германии стоимостью $ 60 000 тенге, стоимость доставки составила 200 000 тенге, таможенные сборы составили 10 000 тенге, таможенная пошлина 50 000 тенге, затраты на юриста по составлению договора - 10 000 тенге, комиссионное вознаграждение посреднической организации по поиску поставщика металлочерепицы - 15 000 тенге, расходы по сертификации составили - 5 000 тенге.

Согласно условиям заключенного договора поставка металлочерепицы из Германии осуществлялась на условиях последующей оплаты (после доставки запасов).

Переход рисков и выгод к Покупателю на металлочерепицу происходит при передаче ее на складе Получателя.

Курс доллара на дату оплаты - $155, курс доллара на дату перехода рисков и выгод - $145.

Себестоимость металлочерепицы составляет: 8 700 000 ($60 000 × 145) тенге, т.е. определяется по курсу на дату перехода рисков и выгод (права собственности) к Компании.

Прочие расходы, включаемые в стоимость приобретения металлочерепицы:

- стоимость доставки - 200 000 тенге;

- таможенные сборы - 10 000 тенге,

- таможенные пошлины - 50 000 тенге;

- затраты на юриста - 10 000 тенге,

- комиссионное вознаграждение - 15 000 тенге,

-расходы по сертификации - 5 000 тенге

Итого прочие расходы по приобретению металлочерепицы составили: 290 000 (200 000 + 10 000 +50 000 +10 000 + 15 000 +5 000) тенге.

Таким образом, полная себестоимость приобретенной металлочерепицы по импорту составила 8 990 000 тенге (8 700 000 + 290 000).

В случаях, когда расходы, связанные с приобретением запасов, относятся к нескольким видам (наименованиям) поступивших запасов, Компания распределяет их на стоимость каждого запаса пропорционально его стоимости к общей стоимости расходов, связанных с приобретением запасов.

Критерием для распределения общих расходов, связанных с приобретением нескольких видов запасов, является сумма, указанная в первичных документах на приобретение запасов:

- расходы по доставке - по сумме, указанной в ж\д накладных, товаротранспортных накладных;

- расходы по сертификации и страхованию - по сумме, указанной в Акте выполненных работ по сертификации, сумме указанной в страховом полисе;

- прочие расходы - по сумме, указанной в первичном документе: Накладной, Акте выполненных работ.

Пример распределения расходов, связанных с приобретением запасов

Товары в пути

Запасы, не поступившие в Компанию в конце отчетного периода, по которым к Компании перешли существенные риски и выгоды (право собственности) квалифицируются Компанией как «Товары в пути», и отражаются в финансовой отчетности в текущем отчетном периоде.

Например: Компания по инвойсу и ГТД от 22.01 хх г. (дата выпуска в свободное обращение) приобрела в Германии на условиях ЕХW металлочерепицу на сумму $ 20 000, курс доллара на указанную дату составлял 145 тенге за 1 доллар. Отгрузка запасов с завода произведена 27.12.хх, курс доллара составил 144 тенге.

Не смотря на то, что фактическое поступление запасов произошло в следующем отчетном периоде, т.е. 22.01 хх г., Компания отразит стоимость приобретения металлочерепицы в отчетном периоде, т.е.27.12 ХХ г. на сумму 2 880 000 тенге (144 × 20 000).

Запасы, приобретенные Компанией на условиях консигнации, не принадлежат Компании на праве собственности, и не отражаются в учете Компании как запасы до даты, когда произойдет переход права собственности на эти запасы к Компании.

Например: Компания по накладной и прочим документам приобрела металлочерепицу на условиях договора консигнации 22.12. 11 г. от Организации «А» на сумму 20 000 тенге. Право собственности на запасы переходит к Компании через 30 дней.

Компания отразит в учете и для целей финансовой отчетности стоимость приобретения запасов только 22.01.2012 г., т.е. через 30 дней.

Т.е. в финансовой отчетности Компании на 31.12.2011 г. запасы, фактически полученные в 2011 г. в размере 20 000 тенге, будут отражены в составе запасов только в 2012 г.

Приобретение запасов отражается следующей корреспонденцией счетов:

Готовая продукция

Готовая продукция - это запасы, произведенные непосредственно самой Компанией.

Запасы, произведенные внутри Компании, включают в стоимость все необходимые затраты на производство таких запасов (готовой продукции): сырье и материалы, труд, накладные расходы.

Цикл по производству Готовой продукции считается завершенным, если произведенная готовая продукция прошла соответствующий контроль качества и сдана на склад Готовой продукции в установленном Компанией порядке на основании внутреннего документа, утвержденного Компанией (Акт сдачи- приемки Готовой продукции, Накладная на выпуск готовой продукции). Датой выпуска готовой продукции является дата, указанная в первичном документе (дата совершения операции).

Например: В цехе «А Компании» выпущена продукция (запчасти для автомобилей), себестоимость выпущенной продукции составила 500 000 тенге и передана на склад Готовой продукции по Акту приемки-сдачи от 25.08 хх г. Датой завершения цикла является 25.08 хх.

Датами окончания цикла в нижеследующих случаях являются:

- для запасов - возвратных отходов производства - дата их возникновения;

- для запасов, выявленных при инвентаризации, - дата утверждения Протокола постоянно действующей инвентаризационной комиссии, составленного по итогам проведения инвентаризации;

- для запасов, полученных при ликвидации (демонтаже) основных средств, - дата утверждения Акта ликвидации (демонтажа) основного средства;

- для запасов, поступивших в Компанию в иных случаях - дата совершения операции на основании представленного документа.

Система учета запасов

При учете запасов Компания использует непрерывную систему учета, что подразумевает подробное отражение операций по движению (поступление и выбытие) запасов на балансовых счетах их учета.

Например: Стоимость приобретения запасов составила 10 000 тенге, расходы на транспортировку запасов составили 2 000 тенге. Из них поставщику было возвращено запасов на сумму 1 800 тенге, реализовано - на 7 000 тенге. Остаток запасов на конец отчетного периода составил 4 200 тенге.

Методы оценки запасов при их списании

Оценка запасов при списании на расходы может производиться в Компании по одному из следующих методов: метод средневзвешенной себестоимости, метод ФИФО.

Компания применяет одинаковые методы оценки для всех запасов, сходных по характеру и их использованию организацией (классификация запасов).

Для запасов различного характера (класса) Компанией могут применяться различные методы оценки.

Например: В Компании ГСМ списывается на расходы по методу средневзвешенной стоимости, а сырье - по методу ФИФО.

При расчете Компанией оценки стоимости запасов при их списании отчетным периодом для расчета является календарный месяц.

Стоимость рассчитывается отдельно по каждому виду запасов.

Стоимость запасов рассчитывается в разрезе каждого материально-ответственного лица.

Оценка списания запасов по методу средневзвешенной стоимости

Метод Средневзвешенной стоимости - это метод, при котором средневзвешенная стоимость запасов рассчитывается путем определения средней стоимости аналогичных единиц запасов, имеющихся на начало отчетного периода и приобретенных или произведенных в течение данного периода:

Пример расчета Средневзвешенной стоимости Запасов

Оценка списания запасов по методу ФИФО

Метод ФИФО - это метод, при котором списание запасов на расходы отражается Компанией по ценам первых покупок. Запасы списываются (реализуются) Компанией в следующем порядке: те запасы, которые первыми были приобретены - первыми списываются.

Пример расчета стоимости по методу ФИФО

Учет выбытия запасов

Реализация товаров (готовой продукции)

В компании подлежат реализации Запасы (готовая продукция).

Компанией могут быть реализованы излишки запасов, запасы, не используемые в производстве.

Основанием для реализации товаров является разрешение руководства Компании. Запасы реализуются на основании договоров, заключенных Компанией со сторонней организацией.

Документами, подтверждающими реализацию запасов (переход права собственности на запасы от Компании к Покупателю), определены: накладная, акт приемки-передачи, счет-фактура, спецификация и т.п.

Пример: Компания реализовала 20.05 хх г. организации «С» цемент Марки 700, себестоимость которого составляет 5 000 000 тенге за 7 000 000 тенге. НДС составил 12%. Скидка с цены за приобретение цемента составила 300 000 тенге. Компанией получена оплата за реализованный цемент полностью 30.05.хх г., в размере 7 504 000 тенге.

Реализация запасов отражается следующими бухгалтерскими записями:

- реализация запасов на условиях консигнации

Передача запасов на консигнацию не предполагает переход рисков и выгод, а также права собственности к покупателю до даты, определенной условиями договора консигнации.

Данные запасы при передаче их покупателю на условиях консигнации отражаются в составе запасов Компании до даты перехода права собственности к Покупателю или наступления оговоренной даты продажи третьей стороне.

Например: Компания по накладной от 22.12.11 г. реализовало металлочерепицу на условиях договора консигнации Покупателю (Организации «А») на сумму 20 000 тенге. Риски и выгоды (право собственности) на запасы переходит к Покупателю при условии реализации их третьей стороне или через 30 дней после даты отгрузки, указанной в накладной, если товар не будет реализован.

Товар не был реализован покупателем третьей стороне в течение 30 дней.

В учете и для целей финансовой отчетности запасы будут числиться у Компании до 22.01.2012 г., т.е. пока через 30 дней риски и выгоды не перейдут к Покупателю.

Т.е. в финансовой отчетности Компании на 31.12.2011 г. запасы, реализованные на условиях консигнации в 2011 г. в размере 20 000 тенге, будут отражены в составе запасов Компании до 22.01.2012 г.

Отражение запасов в себестоимости реализованных запасов они найдут только в 2012 г.

Передача запасов на консигнацию отражается следующей корреспонденцией счетов:

- реализация запасов (запасы в пути)

Запасы в пути - это запасы, отгруженные Компанией покупателю, но к которому не перешли значительная часть рисков и выгод, а также право собственности, согласно условиям договоров. Данные запасы после отгрузки в адрес покупателя отражаются в составе запасов Компании до даты перехода рисков и выгод к покупателю.

Например: Компания по инвойсу и ГТД от 22.01 хх г. реализовала металлочерепицу на сумму $ 20 000 Фирме в Германиии на условиях ЕХW, курс доллара на указанную дату составлял 145 тенге за 1 доллар. Отгрузка запасов с завода произведена 27.12.хх, курс доллара составил 144 тенге.

Не смотря на то, что фактически Фирма в Германии получила запасы в следующем отчетном периоде, т.е. 22.01 хх г., Компания отразит стоимость реализации металлочерепицы в отчетном периоде, т.е.27.12 ХХ г. на сумму 2 880 000 тенге (144 × 20 000).

Запасы в пути отражаются следующей корреспонденцией счетов:

- списание запасов на производство

Запасы (сырье и материалы) списываются на производство (изготовление) определенных видов продукции на основании какого-либо из вышеуказанных документов: требования, лимитно-заборной карты, Акта на списание, накладной. (Выбор остается за Компанией).

Право подписи в документах на списание запасов определяется внутренним документом Компании. Утверждение документов на списание запасов, дающее право для отражения хозяйственной операции в регистрах бухгалтерского учета, осуществляется:

- либо непосредственно руководителем Компании,

- либо другим лицом Компании, которому делегированы такие полномочия руководителем Компании.

Списание запасов на производство отражается следующими бухгалтерскими записями:

- передача запасов в Уставный капитал других хозяйствующих субъектов

Запасы могут быть переданы Компанией другим хозяйствующим субъектам как вклад в Уставный капитал. Основанием для списания с баланса Компании таких запасов является оформленный должным образом документ, подтверждающий переход права собственности на запасы от Компании к хозяйствующему субъекту, участником которого является Компания.

Передача запасов в Уставный капитал отражается следующими бухгалтерскими записями:

- выбытие запасов в случаях недостачи

Выбытие запасов при недостаче по результатам инвентаризации отражается следующей корреспонденцией счетов:

1) недостача запасов без установления виновного лица:

Пример: Товариществом на 31.12.хх г. проведена инвентаризация запасов на складе металлочерепицы (подотчетное лицо Петров К). В результате инвентаризации определено, что физически отсутствовали запасы металлочерепицы на сумму 100 000 тенге. НДС составляет 12%.

У Компании отсутствовали доказательства причастности подотчетного лица к недостаче.

Руководство Компании приняло решение списать недостающие запасы в размере 100 000 тенге на убытки Компании и издало Приказ о списании запасов на 31.12.хх г.

При этом отражаются следующие бухгалтерские записи:

2) недостача основных средств с установлением виновного лица:

У Компании имелись доказательства виновности подотчетного лица в недостаче металлочерепицы.

Руководство Компании приняло решение о возмещении подотчетным лицом недостающих запасов в размере 100 000 тенге и издало Приказ о взыскании суммы недостающих запасов с подотчетного лица на 31.12.хх г.

При этом отражаются следующие бухгалтерские записи: