+7 (727) 2222-101
Спроси юриста
Уважаемые посетители портала ПРАВМЕДИА! Мы запускаем новый социальный проект под названием «Спроси юриста». Если Вам нужен юридический совет, Вы можете задать свой вопрос на портале ПРАВМЕДИА. Специалисты юридической клиники КИМЭП и юридической клиники им. Басина Каспийского университета дадут свой ответ.
Ваш ПРАВМЕДИА

Данная юридическая консультация подготовлена студентами и с риском для лица, получающего данную юридическую консультацию. В случае ущерба, исключается ответственность Университета, его сотрудников и студентов.
Задать вопрос:
Ваше имя:*
E-mail:*
Текст вопроса:*
Введите код:* Включите эту картинку для отображения кода безопасности. обновить, если не виден код
 
ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ:

Добрый день. 1. Хотим использовать переписку в электронном виде между сотрудниками компании средствами защищенного ПО для согласования командировок, приказов и т.д. Насколько это законно и как лучше реализовать процесс? 2. Если распечатать электронное согласование, имеет ли оно юридическую силу? Заранее спасибо за помощь. 


Ответ: Здравствуйте, Станислав!
Во-первых, согласно пп.12 п.5 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях от 31 октября 2018 года № 703 электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи. 
Пункт 43 вышеуказанных Правил гласит, что электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной. Содержательная часть электронного документа состоит из одного или нескольких файлов в следующих форматах:
1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат;
2) RTF, DOCX - текстовый формат; 
3) XLS, XLSX - табличный формат;
4) PPT, PPTX - презентации;
5) RAR, ZIP - архивированный формат.
Содержательная часть электронного документа имеет следующие реквизиты:
1) официальное наименование организации отправителя;
2) справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронный адрес организации (при наличии));
3) наименование вида документа;
4) ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;
5) место составления или издания документа;
6) адресат;
7) гриф утверждения документа (при наличии);
8) заголовок к тексту (при наличии);
Реквизитная часть электронного документа формируется посредством составления электронной регистрационной контрольной карточки (далее – ЭРКК), в которой используются следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) регистрационный номер документа;
3) индекс номенклатуры дел;
4) название и версия программного обеспечения, при помощи которого создан документ;
5) электронная цифровая подпись;
6) характер вопроса;
7) количество листов основного документа и приложений;
8) наименование государственного органа-адресата;
9) наименование должности адресата (при наличии);
10) фамилия адресата (при наличии);
11) фамилия исполнителя;
12) номер телефона исполнителя;
13) отметка о контроле;
14) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
15) отметка о наличии или отсутствии подлинника бумажного документа, бумажной копии электронного документа.
Во-вторых, в соответствии с п.62 (Параграфа 1. Порядок обработки входящих документов) указанных Правил, при поступлении электронного документа службой ДОУ проводится процедура проверки подлинности электронной цифровой подписи с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи и средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования. 
Согласно п.63 (Параграфа 1. Порядок обработки входящих документов) Правил в случае выявления несоответствия электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи (далее - отрицательный результат проверки подлинности электронной цифровой подписи), электронный документ считается неполученным, о чем получатель электронного документа направляет уведомление-квитанцию, являющееся электронным документом с отметкой "не принято", подписанное сотрудником службы ДОУ, с указанием причины неполучения документа.
При получении подтверждения (установления) подлинности электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи (далее - положительный результат проверки подлинности, электронной цифровой подписи), электронный документ подлежит первичной обработке.
Пункт 2 Правил гласит, что организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ). 
На основании п.64 (Параграфа 1. Порядок обработки входящих документов) Правил первичная обработка электронного документа включает проверку:
1) действительности регистрационных свидетельств электронной цифровой подписи и открытого ключа электронной цифровой подписи, с использованием которого был удостоверен электронный документ;
2) всех реквизитов электронного документа;
3) полномочий статуса всех лиц, с использованием электронной цифровой подписи которых удостоверен электронный документ.
Согласно п.73 (Параграфа 2. Порядок обработки исходящих документов) Правил обработку исходящих документов осуществляет служба ДОУ.
В соответствии с п.76 Правил перед отправкой электронного документа проверяется правильность его оформления (наличие обязательных реквизитов электронного документа), в том числе проводится процедура проверки электронной цифровой подписи, проверки положительного результата электронной цифровой подписи и регистрационных свидетельств.
Во-вторых, согласно пп.16 п.5 Правил бумажная копия электронного документа – документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их и заверенная лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа; 
Пункт 37 Правил гласит: бумажная копия электронного документа заверяется с указанием на то, что исходным документом является электронный документ и получен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ. Для заверения копии электронного документа на бумажном носителе и нанесения информации о результате проверки электронной цифровой подписи используется штамп (треугольной формы) с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи) и указанием полей для количества листов и подписи заверяющего лица.
Согласно п.38 Правил бумажная копия электронного документа содержит:
1) текст документа;
2) обязательную отметку "Копия электронного документа" с отражением результатов процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ;
3) наименование информационной системы, из которой он получен;
4) дату создания бумажной копии;
5) штамп с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи), количество листов и подпись заверителя.
Таким образом, для использования электронной переписки вам необходимо соблюдать вышеназванные требования. Для использования распечатанного согласования и для того, чтобы оно имело юридическую силу вам необходимо соблюдать требования к бумажной копии электронного документа.    

Клиницист юридической клиники имени Ю.Г. Басина Высшей школы права «Әдiлет» при Каспийском университете Жангали Динмухамед
Категории вопросов
  • Все2734
  • Автомобилисты и право156
  • Административное право85
  • Банки, банковская деятельность254
  • Государственная служба78
  • Государственные закупки117
  • Граждане, гражданство (въезд/выезд), иностранцы172
  • Договоры, обязательственное право721
  • Жильё, строительство337
  • Защита прав потребителей321
  • Здравоохранение, образование205
  • Земельное право138
  • Интеллектуальная собственность, авторское право17
  • Налоги и налогообложение143
  • Недвижимость258
  • Право социального обеспечения117
  • Предпринимательская деятельность205
  • Реклама17
  • Семейное и наследственное право486
  • Страховое право46
  • Судопроизводство521
  • Таможенное регулирование7
  • Трудовое право407
  • Уголовное и уголовно-исполнительное право91
  • Юридические лица147
 
Ответы на вопросы

Добрый день. 1. Хотим использовать переписку в электронном виде между сотрудниками компании средствами защищенного ПО для согласования командировок, приказов и т.д. Насколько это законно и как лучше реализовать процесс? 2. Если распечатать электронное согласование, имеет ли оно юридическую силу? Заранее спасибо за помощь. 


Ответ: Здравствуйте, Станислав!
Во-первых, согласно пп.12 п.5 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях от 31 октября 2018 года № 703 электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи. 
Пункт 43 вышеуказанных Правил гласит, что электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной. Содержательная часть электронного документа состоит из одного или нескольких файлов в следующих форматах:
1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат;
2) RTF, DOCX - текстовый формат; 
3) XLS, XLSX - табличный формат;
4) PPT, PPTX - презентации;
5) RAR, ZIP - архивированный формат.
Содержательная часть электронного документа имеет следующие реквизиты:
1) официальное наименование организации отправителя;
2) справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронный адрес организации (при наличии));
3) наименование вида документа;
4) ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;
5) место составления или издания документа;
6) адресат;
7) гриф утверждения документа (при наличии);
8) заголовок к тексту (при наличии);
Реквизитная часть электронного документа формируется посредством составления электронной регистрационной контрольной карточки (далее – ЭРКК), в которой используются следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) регистрационный номер документа;
3) индекс номенклатуры дел;
4) название и версия программного обеспечения, при помощи которого создан документ;
5) электронная цифровая подпись;
6) характер вопроса;
7) количество листов основного документа и приложений;
8) наименование государственного органа-адресата;
9) наименование должности адресата (при наличии);
10) фамилия адресата (при наличии);
11) фамилия исполнителя;
12) номер телефона исполнителя;
13) отметка о контроле;
14) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
15) отметка о наличии или отсутствии подлинника бумажного документа, бумажной копии электронного документа.
Во-вторых, в соответствии с п.62 (Параграфа 1. Порядок обработки входящих документов) указанных Правил, при поступлении электронного документа службой ДОУ проводится процедура проверки подлинности электронной цифровой подписи с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи и средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования. 
Согласно п.63 (Параграфа 1. Порядок обработки входящих документов) Правил в случае выявления несоответствия электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи (далее - отрицательный результат проверки подлинности электронной цифровой подписи), электронный документ считается неполученным, о чем получатель электронного документа направляет уведомление-квитанцию, являющееся электронным документом с отметкой "не принято", подписанное сотрудником службы ДОУ, с указанием причины неполучения документа.
При получении подтверждения (установления) подлинности электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи (далее - положительный результат проверки подлинности, электронной цифровой подписи), электронный документ подлежит первичной обработке.
Пункт 2 Правил гласит, что организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ). 
На основании п.64 (Параграфа 1. Порядок обработки входящих документов) Правил первичная обработка электронного документа включает проверку:
1) действительности регистрационных свидетельств электронной цифровой подписи и открытого ключа электронной цифровой подписи, с использованием которого был удостоверен электронный документ;
2) всех реквизитов электронного документа;
3) полномочий статуса всех лиц, с использованием электронной цифровой подписи которых удостоверен электронный документ.
Согласно п.73 (Параграфа 2. Порядок обработки исходящих документов) Правил обработку исходящих документов осуществляет служба ДОУ.
В соответствии с п.76 Правил перед отправкой электронного документа проверяется правильность его оформления (наличие обязательных реквизитов электронного документа), в том числе проводится процедура проверки электронной цифровой подписи, проверки положительного результата электронной цифровой подписи и регистрационных свидетельств.
Во-вторых, согласно пп.16 п.5 Правил бумажная копия электронного документа – документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их и заверенная лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа; 
Пункт 37 Правил гласит: бумажная копия электронного документа заверяется с указанием на то, что исходным документом является электронный документ и получен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ. Для заверения копии электронного документа на бумажном носителе и нанесения информации о результате проверки электронной цифровой подписи используется штамп (треугольной формы) с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи) и указанием полей для количества листов и подписи заверяющего лица.
Согласно п.38 Правил бумажная копия электронного документа содержит:
1) текст документа;
2) обязательную отметку "Копия электронного документа" с отражением результатов процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ;
3) наименование информационной системы, из которой он получен;
4) дату создания бумажной копии;
5) штамп с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи), количество листов и подпись заверителя.
Таким образом, для использования электронной переписки вам необходимо соблюдать вышеназванные требования. Для использования распечатанного согласования и для того, чтобы оно имело юридическую силу вам необходимо соблюдать требования к бумажной копии электронного документа.    

Клиницист юридической клиники имени Ю.Г. Басина Высшей школы права «Әдiлет» при Каспийском университете Жангали Динмухамед